Ants Viljandi digitaliseeris veohalduse Planlogiga ja säästab 10+ tundi nädalas

Info oli väga killustunud ja puudus üks ühtne ülevaade. Osa infot oli Excelis, osa e-mailides, marsruudid eraldi Google Mapsis ja autojuhid pidid iga detaili kinnitamiseks logistikule helistama.

Paratamatult tõi see kaasa:

• Topelt andmesisestuse
• Viivitused ja eksimused
• Kaduma läinud või hilinenud veokirjad
• Arvete väljasaatmine alles päevi hiljem
• Administratiivtööle kulus hinnanguliselt 10-20 tundi nädalas

Näiteks võis valesti aru saadud aadress või ununenud telefonikõne tähendada seda, et autojuht pidi tegema asjatuid ringe.

Paberil veokirjadega kaasnes risk, et dokument võib kaduma minna või jääda kliendi allkirja oodates kuskile vedelema. Juhtus ka, et mõni veoseleht jäi auto kindalaekasse ning raamatupidamisel jäigi arve välja saatmata.

Samuti tähendas paberveoselehtede kasutamine, et arveldamine venis kuna arve sai koostada alles siis, kui paberil veoseleht koos kliendi allkirjaga jõudis tagasi kontorisse. Kiiretel Soome vedudel tähendas see tihti, et paberid jõudsid tagasi alles järgmisel päeval või isegi nädala lõpus, mis lükkas ka kliendilt makse laekumise edasi.

Üheks oluliseks murekohaks oli ka töö efektiivsus ja ajakulu. Logistikajuhi hinnangul kulus enne Planlogi kasutuselevõttu igal nädalal kümneid tunde lihtsalt andmesisestusele Excelis, paberite printimisele ja jooksvatele telefoni teel kooskõlastustele.

Just seetõttu hakkas ettevõte otsima lahendust, mis pakuks ametlikult tunnustatud e-veoselehe lahendust ja aitaks vedude korraldust ühtsesse süsteemi tuua.

Märkimisväärne on see, kui kiiresti võttis kogu meeskond uue lahenduse omaks. Gerdi sõnul olid nad veidi mures, kuidas kogenumad autojuhid digitaalse veokirja ja äpiga harjuvad, kuid reaalsus oli üllatavalt positiivne.

Planlogi autojuhi rakendus on saadaval eesti keeles ning tehtud võimalikult lihtsaks: juht näeb sealt oma saadetise andmeid, sihtkoha aadressi (koos kaardirakenduse juhistega) ja saab kohapeal kohe saatelehele allkirja võtta.

✅ Ajaline ja rahaline võit
Varem võis arve koostamine võtta päevi, nüüd aga saab arve välja saata samal päeval. Digitaalne veokiri tähendab, et kliendilt allkirja saamise järel pole vaja oodata füüsilist paberit.

✅ Vähem vigu ja kindlamad protsessid
Digitaalne veokiri vähendas ka inimlikke eksimusi. Kui paberil veoselehte täites võis juht midagi loetamatu käekirjaga märgistada või unustada, siis Planlogi äpis on põhiväljad (nagu kauba kogus, kaal, aadressid jne) juba eelnevalt täidetud logistiku poolt. Autojuhil tuleb vaid vajadusel lisada märkused või teha fotod (näiteks kahjustuste kohta) ning võtta allkirjad. Kõik osapooled saavad kohe korrektse ja ühtse info, mis vähendab arusaamatusi.

Lisaks ei lähe e-veoselehe dokument kaduma. See on turvaliselt pilves salvestatud ja vajadusel kättesaadav sekunditega. Kui varem tuli mõnikord klientidele saata skaneeritud paberveoseleht hiljem järele, siis nüüd jagab Planlogi süsteem soovi korral digitaalse CMR-i otse kliendi emailile või annab võimaluse kliendil endal see Planlogi kliendiportaalist alla laadida.

Lisaks e-veoselehele on Planlogi TMS’ist olnud Ants Viljandile kasu laiemalt kogu veoprotsessi korraldamisel.

Siin on mõned olulisemad funktsioonid ja lahendused, mis on igapäevatöös end eriti tõestanud:

✅ Töökäskude digitaalne jagamine
Kui varem tuli autojuhile saata sõidujuhised telefoni teel või paberil, siis nüüd toimub kogu veohaldus Planlogi kaudu. Logistik sisestab süsteemi veotellimuse andmed ja määrab tellimusele konkreetse autojuhi ning veoki. Juht saab kohe teavituse oma Planlogi mobiilirakenduses. Uus tööülesanne kuvatakse talle koos kõigi detailidega. Juhil on selge, kuhu ja millal minna ning mis kaupa veetakse. Lisaks saab logistik jälgida reaalajas, kas juht on ülesande vastu võtnud ning kas ta on teel või juba kohale jõudnud. See on tõstnud töökorralduse läbipaistvust nii kontoris kui ka auto kabiinis.

✅ Kiire kasutuselevõtt ja kasutusmugavus
Planlogi lihtne ja loogiline kasutajaliides on osutunud suureks eeliseks. Uute vedude sisestamine on tunduvalt nobedam kui Excelis. Ettevõtte hinnangul on tellimuste vastuvõtt ja sisestus nüüd mitmeid kordi kiirem.

✅ Integratsioon Rapid raamatupidamistarkvaraga
Planlogi liidestus Rapid tarkvaraga võimaldab Ants Viljandil müügiarved Planlogist otse nende raamatupidamistarkvarasse importida. Kui veose tellimus on lõpetatud ja digitaalne saateleht allkirjastatud, saab Planlogi keskkonnas ühe nupuvajutusega luua müügiarve, mis liigub automaatselt nii Rapidisse kui kliendi e-mailile. Raamatupidaja ei pea enam käsitsi arveid sisestama, vaid saab üle vaadata ja kinnitada Planlogist tulnud arved.

✅ Autojuhi rakendus ja dokumentide jälgimine
Planlogi autojuhi äpp on olnud võtmetähtsusega vahend juhtide kaasamisel. Selle kaudu näevad nad töögraafikut, teekonna juhised ja ka kõiki vajalikke veodokumente. Lisaks näeb ka logistik süsteemist, milliste saadetiste eCMR-id on juba allkirjastatud ja laekunud ning millised on veel ootel.

✅ Kiirem reageerimine ja ülevaade
Planlogi tervikliku TMS’i kasutuselevõtt on andnud Ants Viljandi logistikutele parema kontrolli vedudehalduse üle reaalajas. Kõik tellimused, autod ja kaubad on ühes kohas nähtavad. Näiteks kui klient helistab küsimusega, kus tema saadetis on, saab logistik sekunditega Planlogist vaadata, kas vedu on pooleli, kohaletoimetatud või on juhilt mõni teade tulnud. See paindlikkus on suurendanud ettevõtte võimekust kasutada oma ressursse efektiivsemalt.