Sivitrans vähendas CMR-ide koostamise aega 9 korda
Sivitrans viis oma Exceli-põhise CMR-protsessi üle Planlogi peale ja tulemusena on vähenenud nende CMR-i koostamise aeg 9 minutilt 45 sekundini, vabastades ligi 500 tundi tööd aastas.
Ettevõtte profiil
Sivitrans on 1997. aastal asutatud pereettevõte, mis keskendub sõiduautode ja väikebusside veole üle Euroopa.
Sivitransi tiim on väike, aga fookuses on mahukas ja ajakriitiline töö. Kontoris tegutseb 4 inimest, keda toetab 13 professionaalset autojuhti. Nende töömaht on ligikaudu 350 sõidukit nädalas, mis liigutatakse eri diilerite, laoplatside ja turgude vahel.
Sivitransi kliendibaasi tuumaks on autoesindused, müüjad ja importijad Baltikumis ja mujal Euroopas.
Nende jaoks on oluline, et:
Sivitrans on nišispetsialist, kes tegeleb autode ja väikebusside veoga igapäevaselt ning tunneb selle töö eripärasid detailideni, alates laevagraafikutest ja sadamatest kuni VIN-koodide, diilerite ja sihtpunktide peensusteni. See on ka taust, millele Planlogi lahendus peale pandi: väike, tihe ja väga pühendunud meeskond, kelle jaoks iga eksimus CMR-il tähendab reaalselt raisatud tunde, närve ja raha.
Sivitransi tiim on väike, aga fookuses on mahukas ja ajakriitiline töö. Kontoris tegutseb 4 inimest, keda toetab 13 professionaalset autojuhti. Nende töömaht on ligikaudu 350 sõidukit nädalas, mis liigutatakse eri diilerite, laoplatside ja turgude vahel.
Sivitransi kliendibaasi tuumaks on autoesindused, müüjad ja importijad Baltikumis ja mujal Euroopas.
Nende jaoks on oluline, et:
- autod jõuaksid õigesse kohta õigel ajal
- koorem oleks dokumentides kirjas täpselt nii, nagu reaalsus seda nõuab
- vedaja peaks kinni kokkulepitud mahust, ajakavast ja erisoovidest
Sivitrans on nišispetsialist, kes tegeleb autode ja väikebusside veoga igapäevaselt ning tunneb selle töö eripärasid detailideni, alates laevagraafikutest ja sadamatest kuni VIN-koodide, diilerite ja sihtpunktide peensusteni. See on ka taust, millele Planlogi lahendus peale pandi: väike, tihe ja väga pühendunud meeskond, kelle jaoks iga eksimus CMR-il tähendab reaalselt raisatud tunde, närve ja raha.
-
Ettevõtte suurus4 inimest kontoris, 13 autojuhti -
Autopargi suurus13 autoveotreilerit, 2 külmikrekkat -
Teenindatavad piirkonnadEesti ↔ Läti, Leedu, Poola, Saksamaa, Prantsusmaa, Belgia, Holland, Hispaania, Rootsi, Tšehhi -
Vedude maht350 tellimust nädalas -
KliendidBaltikumi ja Euroopa edukamad autofirmad, diilerid, autoesindused ja müüjad (sealhulgas Toyota Baltic, Suzuki, BMW, Hyundai, Lexus, Audi) -
TeenusedRahvusvaheline sõiduautode ja väikebusside vedu, külmikvedu Hispaaniast Põhja-Euroopasse (toiduained, puuviljad) ja tagasivedu (metall, paber)
Enne Planlogi: 9 minutit ühe
CMR-i peale ja terve päev kadus Excelisse
Enne Planlogi toetus Sivitransi igapäevane logistika planeerija peas olevale loogikale ja suurele Exceli töölauale.
„Enne oli kogu protsess üks suur Exceli ja copy-paste’i rägastik, kus vead olid igapäevased ja paberit lendas printerist tuhandete lehtedena välja.“
Kõik algas ja lõppes samas failis: koormate planeerimine, diilerite kaupa jagamine, VIN-koodid, CMR-id. Küll paindlik, aga samal ajal kohutavalt habras süsteem.
Tüüpiline päev nägi välja nii:
- Soomest tuli tellimus 120 autoga
- autod tuli Excelis jagada Lätis, Leedus ja Eestis asuvate diilerite vahel
- koormatesse mahtus keskmiselt 8 autot
- iga diileri kohta tuli teha eraldi CMR
Iga CMR oli sisuliselt käsitööprojekt keeruliste valemitega Excel’i tabelite vahel copy-paste’imisega.
Ühe veoselehe vormistamine võttis 9 minutit ja päevas oli vaja teha kuni 15 CMR-i.
Juhtimistasandilt vaadates tähendas see, et:
- 2+ tundi logistiku tööpäevast kulus ainuüksi CMR-ide koostamisele
- planeerimine nihkus paratamatult päeva lõppu, kui kõik mahud olid lõpuks selged
- kõige ajakriitilisem töö tehti siis, kui tööpäev oleks pidanud juba läbi olema
Valusaim veaoht: valed VIN koodid, valed sihtkohad, topeltkoormad
Exceli ja copy-paste’i peal töötav süsteem pole ainult aeglane, vaid ka riskantne.
Piisas ühest valest kopeerimisest, et:
Selline olukord ei ole väike apsakas, vaid:
Probleemidest saadi väga hästi aru, aga sobivat lahendust ei olnud. TMS-id ja logistikalahendused vaadati korduvalt üle aga need olid kas meeletult kallid või ehitatud pigem pakikauba/üldveo loogika järgi, mitte autoveole.
Murdepunkt tuli siis, kui ettevõte oli kasvanud faasi, kus Excel ja käsitsi CMR-ide tegemine takistasid kasvu ja suurendasid operatsiooniriski.
Sivitrans mõistis, et järgmise kasvusammu jaoks on vaja Planlogi sarnast lahendust mitte kunagi tulevikus, vaid kohe praegu.
Piisas ühest valest kopeerimisest, et:
- vale diiler jääks CMR-ile
- Riia paberid jõuaksid Kaunasesse või vastupidi
- kaks juhti jõuaksid sadamasse sama koorma peale, aga erinevate sihtkohtadega dokumentidel
Selline olukord ei ole väike apsakas, vaid:
- lisasõidud ja tunnid, mis ei too lisatulu
- telefonikõned, selgitused, stress juhile ja logistikule
- mainekahju kliendi silmis, kes saab vale paberiga koorma
Probleemidest saadi väga hästi aru, aga sobivat lahendust ei olnud. TMS-id ja logistikalahendused vaadati korduvalt üle aga need olid kas meeletult kallid või ehitatud pigem pakikauba/üldveo loogika järgi, mitte autoveole.
Murdepunkt tuli siis, kui ettevõte oli kasvanud faasi, kus Excel ja käsitsi CMR-ide tegemine takistasid kasvu ja suurendasid operatsiooniriski.
Sivitrans mõistis, et järgmise kasvusammu jaoks on vaja Planlogi sarnast lahendust mitte kunagi tulevikus, vaid kohe praegu.
„Pärast Planlogi juurutamist ei ole meil CMR-ide sees reaalselt ühtegi viga. Kõik on täpselt nii, nagu olema peab.“
Miks valis Sivitrans just Planlogi?
Sivitransi jaoks oli kriitiline leida lahendus, mis ei lõhuks seda, mis juba toimib, vaid kaotaks kõige valusama käsitöö ja riskid.
Oli oluline, et uus süsteem aitaks neil:
- vähendada CMR-ide koostamise ajakulu
- elimineerida vead dokumentides (valed diilerid, valed VIN-koodid, valed sihtkohad)
- säilitada planeerimise paindlikkus
- tuua kriitiline info ühtsesse süsteemi, mis on kergesti kasutatav ja arusaadav kogu meeskonnale
„Kui sa täna Planlogi-tüüpi lahendust isegi ei kaalu, siis ausalt, sul ei ole selles sektoris reaalselt asja.“
Lisaks tehnilistele võitudele tõi Sivitrans väga selgelt välja ka Planlogi klienditoe rolli. Nad ei jäänud uue süsteemiga „üksinda pusima“, vaid said endale tugitiimi, kes vastas kiiresti, tegeles muredega, ja viis kiirelt lubatud muudatused lõpuni, olgu need siis väiksemad sätted töövoogudes või suuremad arendused.
Juurutustiim selgitasid samm-sammult, kuidas igapäevane töö Planlogisse üle tuua, hoidsid piloot programmi aktiivselt käigus ja aitasid prioriseerida, mis tuleb ära teha kohe ja mis võib oodata. Isegi kui kogu suhtlus käis peamiselt distantsilt, kujunes mulje, et tegemist on „oma inimestega“, kelle poole saab alati pöörduda.
Juurutustiim selgitasid samm-sammult, kuidas igapäevane töö Planlogisse üle tuua, hoidsid piloot programmi aktiivselt käigus ja aitasid prioriseerida, mis tuleb ära teha kohe ja mis võib oodata. Isegi kui kogu suhtlus käis peamiselt distantsilt, kujunes mulje, et tegemist on „oma inimestega“, kelle poole saab alati pöörduda.
Lisaks said otsustavaks ka Planlogi otsesed lahendused Sivitransi kitsaskohtadele:
-
Tellimuse andmed ühes kohasIga tellimus sisestatakse Planlogisse ühtse vormi kaudu: tellija, pealelaadimise ja mahalaadimise aadressid, kontaktid, kuupäevad, kauba info, hinnad, kommentaarid juhile. Kõik korduvad kliendid ja aadressid salvestuvad automaatselt Planlogi baasi, nii et järgmine kord piisab paari tähe kirjutamisest. -
Veokirja (CMR) automaatne genereerimineKui tellimus on sees, paneb Planlogi korrektse CMR-i automaatselt kokku, koos õigete aadresside, kontaktide, viidete ja kauba infoga. -
Backlog kui turvaline tööjärjekordKõik tellimused on backlog’is ühes nimekirjas, kust neid saab:- otsida VIN-koodi, diileri, aadressi, kuupäeva või tellija järgi
- avada, vaadata, muuta
- vajadusel kopeerida uueks tellimuseks sama infoga
-
Planeerimata tellimuste nimekiri + kaartPlaneerimisvaates näeb logistik kõiki planeerimata tellimusi nii nimekirjas kui kaardil. Tellimuse kaardipunktid (peale- ja mahalaadimine) näitavad kohe, kuhu midagi liigub ning lubavad planeerida piirkondade kaupa, mitte ainult tabeli pealt. -
Logi ja failid tellimuse juuresIga tellimuse juures on logi, mis näitab, kes mida muutis ja millal. Vajadusel saab lisada ka faile ja pilte. See toetab kvaliteedikontrolli ja tagantjärele auditeerimist. -
Tellimuste masslaadimineSuured tellimused saab struktureeritult Planlogisse sisse tuua ja automaatselt backlog’i alla panna. -
Ringide planeerimine auto põhiseltTellimusi saab lihtsalt lohistada sobiva auto ringi alla. Ühele autole saab teha mitu ringi, muuta peatusi, järjekorda ja koguseid (tk, LDM, m³, kg). -
Probleemide logimine kohe sündmuskohasKui kaubaga on probleem (kahjustus, puuduolek, vale auto), saab juht äpist valida probleemi tüübi ja lisada foto. See info jõuab otse tellimuse logisse. -
Terminalifunktsioon KV/JV (korjevedu/jaotusvedu)Kui veos käib kahes lõigus (näiteks Tartust Paldiski sadamasse ja seejärel Helsingist Espoosse), saab tellimuse ühe klikiga jagada:- KV (korjevedu): kuni terminalini/sadamani
- JV (jaotusvedu): sadamast lõppkliendini
-
Autojuhi äppIga ring, mille logistik Planlogis juhile määrab, ilmub autojuhi äppi:- pealelaadimise ja mahalaadimise punktid koos aadresside ja kontaktidega
- navigeerimine otse äpist
- veokirja vaatamine
- kauba peale- ja mahalaadimisel allkirja võtmine ja võimalus pilt teha
-
„Arveldamata tellimuste“ vaade.Planlogi näitab ühes nimekirjas kõik tellimused, mille eest ei ole veel arvet koostatud. -
Arve koostamine paari klõpsugaLogistik valib sobivad tellimused, sisestab arve tingimused (kuupäev, KM määr, maksetähtaeg) ja klikib „Koosta“:- klient saab arve automaatselt e-mailiga
- kui ettevõte võtab vastu e-arveid, saadetakse ka e-arve
- kui liides raamatupidamistarkvaraga (nt Standard Books) on tehtud, liigub arve otse sinna edasi
Kuidas haldab Sivitrans vedusid nüüd Planlogiga?
Tänaseks on Sivitrans oma kõige ajakulukamad ja riskantsemad protsessid kolinud Planlogi süsteemi ning selle tulemusena suudab ettevõte sama tiimiga hallata märkimisväärselt suuremat mahtu.
„Enne Planlogi võttis ühe CMR-i tegemine mul 9 minutit, nüüd teen sama ära 45 sekundiga.“
Planlogiga näeb Sivitransi töövoog välja järgmiselt:
- Koormad pannakse endiselt esialgu Excelis paika.
- Kõik, mis puudutab tellimusi ja CMR-e liigub Planlogisse.Kui Excelis on koormad klaarid, tuuakse info masslaadimisega Planlogi süsteemi, kus:
- luuakse tellimused
- seotakse need ringidega
- ja veokirjad (CMR-id) genereeritakse ühe hiire klõpsuga
- Planeerimine käib Planlogi vaates, mitte enam ainult tabeli pealt.Planeerimata tellimused, ringid ja aadressid on näha nimekirjas ja kaardil.
See teeb lihtsamaks:- koormate jagamise auto/kuupäeva/riigi kaupa
- terminalikoormate (KV/JV) planeerimise sadamate vahel
- kiire otsingu, kui on vaja konkreetse auto või kliendi infot
- CMR-id ja info on alati uuendatud ja ajakohane.Kui tellimuses midagi muutub (aadress, kuupäev, kogus) tehakse muudatus Planlogis ja uus veokiri valmib automaatselt.
- Arhiiv ja otsing on ühe kliki kaugusel.Kui klient helistab ja küsib: “Kes selle koorma viis?” või “Mis VIN-koodid seal all olid?” ei tähenda see enam mappides sorimist. Planlogis saab otsida VIN-koodi, kliendi, aadressi või kuupäeva järgi ja info on kohe ees.
Planlogiga 9 korda kiirem CMR’i koostamine ja 500 tundi aastas vabastatud tööaega
„Kui Planlogi planeerimise ja veoselehtede funktsioon täna ära kaoks, kaoksin mina tõenäoliselt koos sellega firmast ära.“
✅ Planlogiga on Sivitrans toonud missioonikriitilise info ühtsesse süsteemi. Kõik tellimused, koormad ja CMR-id on backlog’is, otsitavad VIN-koodi, kliendi, aadressi või kuupäeva järgi, iga liigutus jääb logisse. Kogu meeskond töötab reaalajas ühest süsteemist korrektse info põhjal.
✅ Kõige suurem võit Sivitransi hinnangul on olnud CMR-ide automatiseerimine. Kui enne Planlogit võttis ühe CMR-i tegemine Excelis 9 minutit, siis täna valmib sama CMR Planlogis umbes 45 sekundiga. Kui arvestada kuni 15 CMR-i päevas, tähendab see 2 tundi ajavõitu päevas ehk 500 tundi aastas planeerija kohta.
✅ Lisaks on Sivitrans Planlogi abil elimineerinud veaohtliku käsitöö. Varasemalt olid valed VIN-koodid ja sihtkohad igapäevane risk. Planlogiga on süsteemne eksimisvõimalus viidud praktiliselt nulli, sest andmed tõmmatakse CMR’ile otse tellimusest (tellija, aadressid, VIN-id, kogused).
✅ Kõige suurem võit Sivitransi hinnangul on olnud CMR-ide automatiseerimine. Kui enne Planlogit võttis ühe CMR-i tegemine Excelis 9 minutit, siis täna valmib sama CMR Planlogis umbes 45 sekundiga. Kui arvestada kuni 15 CMR-i päevas, tähendab see 2 tundi ajavõitu päevas ehk 500 tundi aastas planeerija kohta.
✅ Lisaks on Sivitrans Planlogi abil elimineerinud veaohtliku käsitöö. Varasemalt olid valed VIN-koodid ja sihtkohad igapäevane risk. Planlogiga on süsteemne eksimisvõimalus viidud praktiliselt nulli, sest andmed tõmmatakse CMR’ile otse tellimusest (tellija, aadressid, VIN-id, kogused).
„Meie kliendid on lausa eraldi välja toonud, et meie CMR-id näevad Planlogi tõttu väga ilusad, korralikud ja informatiivsed välja.“
Planlogi tulemused numbrites
-
9× kiirem CMR’i koostamineEnne Planlogit kulus ühe CMR-i vormistamiseks 9 minutit, nüüd valmib sama veoseleht 45 sekundiga. 92% ajavõitu iga veoselehe pealt. -
500 tundi vabastatud tööaega aastasmis ei kulu enam käsitsi sisestamisele. -
350+ autot nädalas hallatud Planlogismille vedude info on korrastatult ühes süsteemis, otsitav ja auditeeritav. - 0 topeltkoormatvalede paberitega peale Planlogi juurutust.
- 100% CMR-id PlanlogistKogu Sivitransi CMR-ide koostamine on viidud Planlogisse.
- Vähem stressi ja „tulekahjude kustutamist“Töö on märkimisväärselt sujuvam ja prognoositavam.
-
Professionaalsem kuvand klientide silmis
TEKKIS HUVI?
PLANLOGI AITAB TÕSTA SINU VEOHALDUSE EFEKTIIVSUST JA KASUMLIKUST. ÄRA JÄÄ OOTAMA!
Mis on Planlogi?
Planlogi on juhtiv platvorm Eestis, mis toetab eFTI süsteemi arendamist ja rakendamist. Meie loodud tarkvaralahendused aitavad logistikaettevõtetel sujuvalt üle minna digitaalsetele saatelehtedele ja integreeruda rahvusvahelise transpordiga. Planlogi pakutav lahendus on paindlik ja toetab nii väikeseid kui ka suuri logistikavõrgustikke, pakkudes samas tuge CMR-i ja teiste transpordidokumentide digitaliseerimisel.
Planlogi tarkvara on loodud selleks, et ettevõtted saaksid e-veoselehte kasutada hõlpsalt ja tõhusalt. Meie süsteemid vastavad nii Euroopa Liidu nõuetele kui ka kohalikele seadustele, aidates ettevõtetel viia oma logistikatarkvara vastavusse eFTI standarditega.
Planlogi tarkvara on loodud selleks, et ettevõtted saaksid e-veoselehte kasutada hõlpsalt ja tõhusalt. Meie süsteemid vastavad nii Euroopa Liidu nõuetele kui ka kohalikele seadustele, aidates ettevõtetel viia oma logistikatarkvara vastavusse eFTI standarditega.