Sisene
EST
ENG

Olaret haldab Planlogiga iga kuiselt pea 1000 konteiner veotellimust vaid kahe logistikuga

Olaret haldab Planlogiga kahe logistikuga 1000 vedu kuus. Tulemuseks on 70% efektiivsem töö, 60% vähem kliendisuhtlust ja 30% mahu kasv sama meeskonnaga.

Ettevõtte profiil

Mait Talen Olaret
Olaret on ligi 30 aastat tegutsenud konteinerveo ettevõte, mille põhitegevus on konteinerite maanteetransport. Nende igapäevatöö keskmes ei ole lihtsalt kauba liigutamine punktist A punkti B, vaid konteinerilogistika kogu oma tegelikus keerukuses: sadamad, mereliinid, import ja eksport, eri tüüpi konteinerid, täpne ajastus ja pidev infovahetus erinevate osapooltega.

Olareti tiim on väike, aga töömaht suur. Kontoris töötab koos juhatuse ja raamatupidamisega 5 inimest, neist 2 on logistikud. Just nende kahe inimese hallata on keskmiselt 50-60 sõitu päevas ja ligi 1000 vedu kuus. Sellest tulenevalt on Olaretile täpne planeerimine ja täpne ülevaade kogu veoahelast, ülioluline.

Olareti põhikliendid on mereliinid, ekspedeerijad, logistikafirmad, importijad ja eksportijad. Tuntumate klientide seas on näiteks Maersk ja CMA CGM. Sellise töömahu ja klientuuri juures on selge, et kahe logistikuga ligi 1000 vedu kuus ei jäta väga palju ruumi käsitööks. Just siin sai Planlogist Olareti jaoks mitte lihtsalt tarkvara, vaid keskne töölaud, mille ümber kogu operatsioon täna koondub.
“Tänaseks on Planlogi kogu meie veohalduse tuiksoon. See on koht, kust hakkab kõik pihta, kuhu kõik koondub ja kus kõik algusest lõpuni toimub.” - Mait Talen, Logistik Olaretis
  • Ettevõtte suurus
    2 logistikut/planeerijat, 30 autojuhti, lisaks kontoris juhatus ja raamatupidamine
  • Autopargi suurus
    30 veokit + 50 treilerit. Lisaks kraanaga autod konteinerite tõstmiseks
  • Teenindatavad piirkonnad
    Põhiliselt Eesti, vajadusel ka Soome ja Baltikum
  • Vedude maht
    900+ vedu kuus
  • Kliendid
    Mereliinid otselepingutega, ekspedeerijad, logistikafirmad, importijad, eksportijad ja ka eraisikud. Tuntumad nimed: Maersk, CMA CGM
  • Teenused
    Konteinerivedu sadama ja kliendi vahel, sadamatevahelised veod, eri tüüpi konteineriveod
Olaret treilerivedu

Enne Planlogi: suurim kitsaskoht oli nähtavuse puudumine

Enne Planlogi käis Olareti töö suuresti vana moodi: Exceli tabelid, telefonikõned, e-kirjad ja paberid. Nagu planeerija Mait seda kirjeldas, oli see “eelmisele sajandile kohane” tööviis, kus kogu operatiivne info käis läbi logistikute ja reaalajas ülevaadet lihtsalt ei olnud. Kui oli vaja teada, mis staatuses on auto, konteiner või vedu, tuli juhile helistada, vastuseid oodata ja siis sama info kliendile käsitsi edasi saata.

„Väga palju aega ja vaeva läks sellele, et telefonitsi igale juhile helistada, et küsida, kus sa oled, mis teed, miks, ja nii edasi. Käed-jalad olid kogu aeg tööd täis.“

Suurim probleem ei olnudki ainult see, et töö oli aeglane, vaid see, et tervikpilti ei olnud kogu aeg silme ees.

Planeerimine käis osaliselt mälu, tahvli, eelmise päeva plaani ja telefonisuhtluse pealt. Juhtidega tuli pidevalt ühenduses olla, sest kuigi autot oli võimalik kaardil näha, ei olnud selget nähtavust selle kohta, mis staatuses vedu parasjagu on, miks auto seisab või mis järgmisena toimub. Kliendid omakorda sõltusid samamoodi logistikust, sest otsest ligipääsu infole neil ei olnud.

See tähendas pidevat info dubleerimist. Logistik pidi võtma info autojuhilt, jagama seda kliendiga, lahendama jooksvalt probleeme ja samal ajal hoidma silma peal kõigel muul. Kuigi vedude maht ei olnud toona palju väiksem kui praegu, oli käsitööd palju rohkem ja sama töö nõudis oluliselt rohkem aega, tähelepanu ja närvi.
Olaret autopark

Kalleim viga nähtavuse puudumise tõttu läks Olaretile maksma €6000

Olareti varasem töökorraldus ei olnud ainult ajamahukas, vaid ka äriliselt riskantne. Kui planeerimine käib osaliselt peast, tahvli pealt, meili põhjal ja käsitsi võrreldes, siis ei teki ühte selget vaadet sellest, mis on tehtud, mis tegemata ja mis pooleli.


Planeerija Mait kirjeldas seda väga otse: enne tuli püsti tõusta, tahvlile kirjutada, autosid ja reise omavahel võrrelda ning umbes mälu järgi pilti kokku panna. Just sealt tulid ka vead, sest midagi kustutati, midagi ununes lisamata ja tervikpilt ei olnud kogu aeg silme ees.

„Mida rohkem pabereid, seda rohkem vigade võimalusi. Kõike on juhtunud.“

Konteinerivedudes on selliste vigade hind eriti valus, sest iga tegemata või valesti hallatud töö ei tähenda ainult sisemist segadust, vaid võib väga kiiresti tähendada ka otsest rahalist kahju. Mait tõi välja näite külmikkonteineri veost, mis jäi tegemata ja tuli välja alles kuu aega hiljem. Sellise konteineri päeva hind keskmiselt 150-200 eurot. See on väga hea näide sellest, kuidas vana tööviisi probleem ei olnud lihtsalt tülikas käsitöö, vaid reaalne risk, mis võis jääda pikaks ajaks märkamatuks ja lõpuks kalliks maksma minna.

„Üks kuuks ajaks märkamata jäänud külmikkonteineri vedu läks meile maksma ligikaudu 6000 eurot.“

Sama risk tuli välja ka igapäevases paberimajanduses. Mida rohkem oli pabereid, käsitsi ümberkirjutamist ja topelt sisestamist, seda rohkem oli võimalusi, et midagi läheb kaotsi, jääb märkamata või ei jõua õigel ajal õigesse kohta.


Sellises mudelis ei olnud küsimus enam ainult selles, et töö on ebamugav, vaid selles, et kontroll oli liiga suurel määral inimeste mälu, tähelepanu ja jooksvate katkestuste peal.

Miks valis Olaret just Planlogi?

Olareti meeskond mõistis, et senine tööviis ei ole jätkusuutlik. Kui suur osa igapäevasest operatsioonist sõltub Excelitest, telefonikõnedest, meilidest ja inimeste peast, siis mingist hetkest alates ei ole küsimus enam mugavuses, vaid selles, kas kogu töövoog on üldse hallatav.

„Me nägime ammu, et see ei ole jätkusuutlik, mida me teeme. Hakkasime uurima mida teised kasutavad, kuidas nemad oma protsesse haldavad ja vaatasime, mis on saadaval“

Oluline on see, et Olaret ei otsinud lihtsalt üldist TMS’i. Nad otsisid lahendust, mis toimiks päris konteineriveo töövoos. Just siin sai selgeks, et paljud turul olevad lahendused neile ei sobi, kuna konteinerite spetsiifika, konteineri numbrid ja muu info, mis nende töös on kriitilise tähtsusega, ei olnud paljudes lahendustes piisavalt hästi kaetud. Kui süsteem ei arvesta konteineriveo tegelikku loogikat, siis ei aita see ka kõige olulisemat probleemi lahendada.

Planlogi kasuks said määravaks eelkõige järgmised põhjused:

  • selgem ülevaade kogu operatsioonist
  • reaalaja staatuste jälgimine
  • konteineriveo spetsiifiline lähenemine
  • konteineri numbrid ja muu missiooni kriitiline info kaetud
  • parem marsruudi ja kilomeetri nähtavus
  • võimalus ette planeerida, eriti Maerski tellimuste puhul
  • tellimuste kopeerimise võimalus
  • ülevaade tehtud/tegemata/pooleli töödest
  • Planlogi ei tundunud “üldine süsteem”, vaid lahendus, mida sai päris töö järgi kohandada abivalmis ja paindlik meeskond ja tugitiim
Lõpuks said otsustavaks kaks asja. Esiteks see, et Planlogiga läks ülevaade selgemaks. Teiseks reaalaja staatuste jälgimine, mis oli nende jaoks üks suurimaid puuduolevaid lülisid vanas töökorralduses. Kui varem tuli info kokku korjata eri kohtadest ja läbi inimeste, siis Planlogi suunas liikus töö palju rohkem ühe nähtava töövoo poole.

Just see andis Olaretile kindluse, et tegemist ei ole lihtsalt järjekordse tarkvaraga, vaid lahendusega, mis aitab neil oma igapäevast operatsiooni päriselt paremini juhtida.

„Meile väga meeldib, kui abivalmis on kogu Planlogi meeskond. Nad saavad meie probleemist aru ja on alati meie jaoks olemas.“

Lisaks mängis rolli ka Planlogi tiimi lähenemine. Olareti jaoks oli oluline see, kuidas Planlogi meeskond mõistis koheselt nende probleeme ja aitas neid lahendada igal sammul. Konteineriveo ettevõtte jaoks, kelle töövoos on palju eripärasid ja nüansse, on see väga oluline.
Nad ei vajanud ainult valmis tarkvara, vaid partnerit, kes oleks valmis lahendust koos nendega paremaks ehitama. Ka see aitas kaalukausi kindlalt Planlogi kasuks kallutada.
Olaret Eesti

Kuidas haldab Olaret vedusid nüüd Planlogiga?

Olareti jaoks ei muutunud Planlogiga ainult üks tööetapp, vaid kogu konteineriveo igapäevane tööloogika. Kui varem tuli tellimus telefoni või meili teel, see registreeriti käsitsi, planeerimine käis Exceli, tahvli ja mälu najal ning autojuhid pidid paberitele järgi kontorist läbi käima, siis nüüd jookseb sama töö kiirelt ja ladusalt läbi ühe keskse süsteemi.

„Kui varem tuli kõigepealt pilt endale tükkidest kokku panna, siis nüüd on terviklik pilt kohe ees. Teen hommikul arvuti lahti ja näen kohe ära, kes on juba kohal ja kes ei ole. Ja hakkan rahulikult siis järgmisi tellimusi vastu võtma.“

Planlogiga on töövoog Olaretil palju selgem ja rahulikum. Tellimus tuleb süsteemi või sisestatakse kiiresti ära. Kui tegu on korduva või sarnase veoga, ei pea enam kõike nullist uuesti looma, vaid olemasolevast tööst saab teha koopia. See on eriti oluline just konteineri vedude puhul, kus sarnase loogikaga töid tuleb palju. Mait ütles otse, et vedude sisestamine, planeerimine ja vormistamine muutus eriti sarnaste vedude puhul umbes 70% kergemaks, sest varasema käsitsi töö asemel piisab nüüd kopeerimisest ja väikestest täiendustest.

„Töökoormus vähenes meeletult, eriti just vedude sisestamise, planeerimise ja vormistamise koha pealt, ma ütlen ausalt, kõik on nüüd vähemalt 70% kiirem, eriti kui tegu on sarnaste vedudega.“

Planeerija jaoks tähendab see, et tööpäev ei alga enam kaootiliselt tulekahjude kustutamisega. Planlogi süsteemi avades on kohe näha, millised tööd on tehtud, millised pooleli ja mis staatuses auto või tellimus parasjagu on. Kui varem tuli helistada, uurida ja mõistatada, miks auto seisab või kas laadimine on juba alanud, siis nüüd on need märgid silme ees. See muudab tööpäeva palju rahulikumaks.

Väga oluline muutus on ka see, kuidas juhid ja planeerijad omavahel töötavad. Digitaalse töövoo tõttu ei pea autojuhid enam iga kord kontorist läbi tulema, et paberid kätte saada või järgmise sõidu infot küsida. Nad näevad ise, kuhu järgmine sõit läheb, saavad vajalikud juhised kätte ja saavad digitaalselt allkirju võtta.

„Mõnda juhti pole ma juba nädalaid näinud, sest nad ei pea enam peale iga vedu kontorisse tagasi sõitma, et paberid tagasi tuua. Kõik info ja dokumendid on meil kohe digitaalselt käes. See on meil nähtavalt vähendanud nii ajakulu, kütusekulu kui ka katkestusi kontori töös.“

Sama oluline on muutus kliendisuhtluses. Kui varem käis kogu info ainult läbi logistikute, siis nüüd liigub kliendile info kiiremini ja täpsemalt. Klient ei pea enam samas mahus helistama ega e-kirju saatma, sest nähtavus on parem ja osa infot saab ka Planlogi kliendilingi kaudu kätte.

Olareti hinnangul on kõnesid ja kirjavahetust klientidega umbes 60% vähem. See ei tähenda, et suhtlus oleks kadunud, vaid et seda on vähem seal, kus varem tuli lihtsalt puuduvat infot käsitsi edasi-tagasi vahendada.

„Kliendid on kõvasti rohkem rahul, sest informatsioon on kiirem, informatsioon on täpsem.“

Ka töö lõpuosa, mis varem jäi paberite taha kinni, liigub nüüd edasi kiiremini. Kui enne tuli oodata, millal juht dokumentidega tagasi jõuab, sorteerida need läbi, skaneerida ja alles siis sai arvega edasi minna, siis nüüd on protsess digitaalne. Kui varem tähendas see halvimal juhul kuni nädalast viivitust, sest juhid olid sõidus ega jõudnud dokumente varem tagasi tuua, siis nüüd on sama samm “ainult kaks hiire klõpsu”.

Lisaks on ka aruandlus muutunud palju lihtsamaks, sest väljaprintimise ja Excelisse ümbertõstmise asemel piisab mõnest nupuvajutusest.
Olaret rekka

Planlogiga haldab Olaret kahe logistikuga kuni 1000 vedu kuus 70% efektiivsemalt

✅ 70% vähem käsitööd sama tiimiga
Planlogi kasutuselevõtt muutis Olareti jaoks kogu tööpäeva efektiivsemaks. Kui varem tähendas konteinervedude haldamine kahe logistiku jaoks pidevat käsitsi sisestamist, kontrollimist, helistamist ja vormistamist, siis nüüd on suur osa sellest koormusest süsteemi abil kokku tõmmatud. Olareti hinnangul vähenes just vedude sisestamise, planeerimise ja vormistamise töökoormus eriti sarnaste vedude puhul lausa umbes 70%. Juba see üksi on väga suur võit ettevõttele, kes haldab kahe logistikuga pea 1000 vedu kuus.


✅ Korduvad veod saavad tehtud minutitega
Kõige selgemalt tuleb see välja korduvate ja standardsete tööde puhul. Kui varem tuli sarnane vedu sisuliselt uuesti käsitsi üles ehitada, siis nüüd saab olemasolevast tööst teha koopia ja liikuda kiiresti edasi. Ka käsitsi sisestatava standardse tellimuse tegemine võtab nüüd vaid paar minutit. See tähendab, et planeerija aeg ei kulu enam samas mahus mehaanilise töö peale, vaid seda saab kasutada töö kvaliteedi, kliendisuhtluse ja järgmiste vedude ettevalmistamise jaoks.

✅ Arveldamine ei seisa enam paberite taga
Sama selgelt on kiirenenud arveldamine. Kui varem võis ühe veo täisprotsess, koos paberite kokku kogumise ja korrektse vormistamisega, võtta umbes pool tundi, siis nüüd jääb see enamasti umbes 10 minuti sisse ja standardsete tööde puhul isegi paari minuti juurde. Sellise mahu juures ei ole see enam lihtsalt “natuke kiirem”, vaid reaalne muutus selles, kui palju jõuab sama tiim ühe päeva jooksul ära teha.

✅ 60% vähem kõnesid ja kirjavahetust klientidega
Lisaks kiirusele on vähenenud ka katkestused. Olareti jaoks on klientidega seotud kõnede ja e-kirjade maht vähenenud umbes 60%, sest informatsioon liigub kiiremini, täpsemalt ja osaliselt juba otse süsteemi kaudu. See tähendab vähem edasi-tagasi suhtlust lihtsalt selleks, et teada saada, mis seisus mõni vedu on. Ka klientide rahulolu on selle tõttu parem, sest kiirem info tähendab nende jaoks vähem ootamist ja vähem ebakindlust.

✅ Oodatust kergem ja kiirem juurutus
Ka juurutusprotsess läks Olareti jaoks kiirelt ja kergelt. Kontoris saadi süsteem kiiresti käppa ja uuele süsteemile mindi üle isegi enne esialgset tähtaega. Juhtide puhul on üleminek olnud loomulikult järkjärgulisem, sest osa neist on harjunud varem sissetöötatud tööviisidega, kuid juba kasutab süsteemi 80% juhtidest. See näitab, et ka konservatiivsema meeskonnaga ettevõttes on võimalik digitaalne töövoog edukalt tööle saada.

✅ Vabanenud aeg läheb nüüd kvaliteedi ja kasvu peale
Vabanenud aeg on Olaretile andnud ruumi teha tööd kvaliteetsemalt, hoida info liikumine korras ja otsida uusi kliente ning uusi tellimusi. Sama tiim töötab nüüd vähem ülekoormuse piiril ja rohkem teadliku kontrolliga. Lisaks on Olaret veelgi kasvatanud vedude mahtu ligi 30% alates Planlogiga liitumisest.

Oluline on ka see, et Planlogi ei ole Olareti jaoks vaid lisatarkvara, mida kasutatakse siis, kui aega on. See sai kiiresti keskseks töövahendiks, mille ümber kogu operatsioon koondub.

„Tänaseks on Planlogi kogu meie veohalduse tuiksoon. See on koht, kust hakkab kõik pihta, kuhu kõik koondub ja kus kõik algusest lõpuni toimub.“

Planlogi tulemused numbrites

  • 20 minutit kiirem arveldamine veo kohta
  • 70% efektiivsem, vedude sisestamine, planeerimine ja vormistamine
  • 1000 vedu kuus, 2 logistikuga
  • 80% juhtidest kasutab süsteemi aktiivselt
  • 60% vähem edasi-tagasi veo infoga seotud suhtlust klientidega
  • 30% vedude mahu kasv sama meeskonnaga

TEKKIS HUVI?

PLANLOGI AITAB TÕSTA SINU VEOHALDUSE EFEKTIIVSUST JA KASUMLIKUST. ÄRA JÄÄ OOTAMA!

BRONEERI KONSULTATSIOON

Mis on Planlogi?

Planlogi on juhtiv platvorm Eestis, mis toetab eFTI süsteemi arendamist ja rakendamist. Meie loodud tarkvaralahendused aitavad logistikaettevõtetel sujuvalt üle minna digitaalsetele saatelehtedele ja integreeruda rahvusvahelise transpordiga. Planlogi pakutav lahendus on paindlik ja toetab nii väikeseid kui ka suuri logistikavõrgustikke, pakkudes samas tuge CMR-i ja teiste transpordidokumentide digitaliseerimisel.
Planlogi tarkvara on loodud selleks, et ettevõtted saaksid e-veoselehte kasutada hõlpsalt ja tõhusalt. Meie süsteemid vastavad nii Euroopa Liidu nõuetele kui ka kohalikele seadustele, aidates ettevõtetel viia oma logistikatarkvara vastavusse eFTI standarditega.