TruckMovers: kuidas üks inimene haldab Planlogiga 100 veokivedu kuus üle Euroopa
TruckMovers
Ettevõtte profiil
TruckMovers ei ole tavaline vedaja: nende „kaup" liigub omal ratastel. Ettevõte toimetab uusi ja kasutatud veokeid ning busse klientideni üle kogu Euroopa, sõites need ise kohale, sest treileriga transport oleks kordades kallim.
Kogu operatsiooni juhib Sauelt üks inimene, asutaja Kalle, kes võtab vastu tellimused, leiab võrgustikust sobiva juhi, korraldab logistika ja arveldab.
TruckMovers’i autojuhid on alltöövõtjad (vabakutselised veoki- ja bussijuhid), kes võtavad vedusid vastavalt sellele, mis parasjagu sobib. Võrgustikus on paarkümmend autojuhti ja maht on umbes 100 vedu kuus.
Selline mudel tähendab, et suur osa tööst ei ole vedu ise, vaid koordineerimine: õige juhi leidmine igale tööle, aadressid, kontaktid, ajad, pildid ja dokumendid. Veetav vara on kallis ja iga töö on omaette juhtum: uus Scania ühele esindusele, kasutatud buss teisele kliendile, sõiduk sadamast esindusse.
Veel hiljuti elas kogu TruckMovers’i haldamine WhatsAppis, Messengeris, SMS-ides, e-mailis ja Excelis. Täna jookseb sama operatsioon läbi Planlogi: tellimused, juhtide juhised, pildid, allkirjad, CMR-id ja arved ühes süsteemis.
Selles kliendiloos räägime TruckMoversi asutaja ja logistiku, Kallega, ning vaatame lähemalt, kuidas väike spetsialiseerunud vedaja juhib kogu oma veokorraldust nagu palju suurem ettevõte, ilma meeskonda paisutamata.
Ettevõtte suurus
1 inimene kontoris (omanik tegeleb müügi, logistika ja arveldusega) + paarkümmend alltöövõtjast partnerjuhti püsivõrgustikus
Teenindatavad piirkonnad
Euroopa
Vedude maht
100 vedu kuus
Kliendid
Eesti suurimad margiesindused (näiteks Scania, Mercedes ja Volvo) ja lisaks ka väikeettevõtjad
Teenused
Uute ja kasutatud veokite ning busside kohaletoimetamine omal ratastel
Raamatupidamine
Merit (liidestus Planlogiga)
Enne Planlogi: kogu logistikahaldus käis läbi viie erineva kanali
Enne Planlogi toimus TruckMovers’i töökorraldus mis iganes kanalis klient või juht juhtus olema. Iga tellimus sai alguse kõnest, e-mailist või sõnumist.
Sealt algas Kalle jaoks kõige töömahukam osa: leida võrgustikust sobiv juht. Konkreetset juhtide nimekirja polnud olemas. Kontaktid, kokkulepped ja teadmine, kes millist vedu üldse teha saab, elasid kõik Kalle telefonis ja peas.
"Mõnel juhil WhatsAppi polnud. Siis käis kõik läbi Messengeri, mõni suhtles ainult SMS-ide teel, ja osa infost oli veel e-mailides. Kõik oli mitmes kohas laiali."
Kui juht oli leitud, edastas Kalle talle kogu tööinfo (aadressid, kliendi kontaktid, juhised) sõnumiga WhatsAppis. Probleem oli selles, et samas WhatsAppis toimus ka kõik muu suhtlus, nii et tööinfo mattus sageli teiste sõnumite alla ning seda oli hiljem raske üles leida.
Lisaks WhatsAppile toimus veel mõne juhiga suhtlus Messengeris, mõnega SMS-i teel, ning osa infot liikus üldse e-mailiga. Sama teed tuli info ka tagasi: töö lõppedes saatsid juhid pildid peale- ja mahalaadimisest samadesse vestluskanalitesse, kust Kalle need hiljem üles otsima pidi.
Et kogu pilti kuidagi koos hoida ning arveid koostada, kandis Kalle kogu seda laiali paisatud infot jooksvalt Excelisse. Optimeeritud süsteemi selle töövoo taga ei olnud. Oli viis kanalit, paberivirn ja üks inimene, kes pidi neid kõiki peas hoidma.
"Ma üritasin kõike seda jooksvalt Excelisse koguda ja siis selle najal arved koostada. Aga tihti oli kümme asja korraga käsil ja vahel unustasin töö sisse kanda."
Valusaim pudelikael: WhatsAppi vestlustest kriitilise info leidmine
Kalle sõnul kannatas sellise töövoo puhul kõige rohkem arveldamine. Iga arve eeldas, et Kalle leiab õige veo pildid, kokkulepped ja lisakulud üles mitme kanali vahelistest vestlustest ja teab peast, mida iga klient arvel näha tahab.
Osa kliente vajab lihtsat ühe reaga arvet, teistele tuleb eraldi ridadena välja tuua teemaksud ja muud lisad, kokku kuni seitse lisarida. Kui info on laiali WhatsAppis, Messengeris, SMS-ides ja e-mailis, on iga unustatud rida või kaduma läinud pilt otsene risk käibele ja usaldusele. Eriti kui klientideks on nõudlikuimad margiesindused.
"Juhid saatsid pildid ja info WhatsAppis mulle tagasi ja siis ma hiljem lappasin neid vestlusi, et arveid teha. Selle peale kulus varasemalt tõesti kõvasti aega."
Miks valis TruckMovers just Planlogi?
Logistikahaldustarkvara peale TruckMovers pikemat aega ei mõelnudki. Tõuke uut lahendust proovida andis riiklik digitaliseerimistoetus, mis ajendas Kallet TMS-ide kohta uurima ja endale sobivat tarkvara leidma.
Esimene tarkvaravalik aga ebaõnnestus. Kuna TruckMovers’i töö erineb tavalisest kaubaveost, ei suutnud algselt valituks osutunud tarkvarapakkuja õigeaegselt täita nende erivajadustest tulenevaid nüansse. Koostöö lõppes ning riigi toetus jäi tähtaja täitumise tõttu välja maksmata.
"Alguses valisin teise pakkuja. Projekt jäi pikalt venima, pool aastat sai täis ja asi jäi katki. Ma ei taha pikaajalist koostööd teha firmaga, kelle vastu mul usaldus puudub."
Pärast paari järgmise pakkuja kaalumist jõudis Kalle Planlogini. Otsustavaks sai üks selge kriteerium: eraldi autojuhi äpp, kust juht näeb kogu töö infot ühest kohast ja saab pildid ja kommentaarid otse tellimuse külge lisada.
Lisaks toob Kalle eraldi välja suhtluse Planlogi meeskonnaga, kiites nende vastutulelikkust ja arusaamist.
"Autojuhi äpp oli kõige olulisem. Just, et juht saaks kogu info ühest kohast kätte ja pildid seal otse tellimusele kaasa lisada."
Planlogi platvorm sobib ka kõige ebastandardsema vedaja töövooga
Lisaks usaldusele ja sujuvale suhtlusele veensid TruckMoversit Planlogi konkreetsed lahendused. TruckMoversi kaup on veok ise ja Planlogi funktsioonid katavad just need kohad, kus tavapärane töövoog kõige rohkem kannatas:
Lihtne autojuhi äpp — kogu tööinfo (aadressid, kontaktid, kommentaarid) ühes kohas. Juht teeb pildid, võtab kliendi allkirja ja lõpetab töö otse autojuhi äpis.
Merit raamatupidamistarkvara liidestus — arved liiguvad Planlogist otse raamatupidamisse.
Kõik tõendid tellimuse küljes — pildid, kommentaarid ja allkirjad ei lähe enam vestlustes kaotsi, vaid kinnituvad konkreetse veo külge.
E-veoseleht (eCMR) — eCMR tuleb otse Planlogist ja on vajadusel telefonist kiirelt ette näidatav (Saksa politsei kontrollis on see juba probleemideta läbi käinud).
Partnerjuhtide register — kõikide alltöövõtjast juhtide kontaktid ja andmed on ühe nimekirjana süsteemist kiirelt leitavad ja hallatavad.
Tellimuste sisestamine mobiilist — Kalle on tihti liikvel ning saab töö Planlogis tehtud ka teel olles.
Kiirus ja lihtsus — TruckMoversi jaoks on oluline ka see, et Planlogi süsteem on kiire ja ei hangu. Juhid õppisid äpi selgeks ühe korraga.
Kuidas haldab TruckMovers vedusid nüüd Planlogiga?
Tänaseks käib kogu TruckMoversi töö läbi Planlogi. Info ei ela enam vestlustes ega Kalle peas, vaid tellimuse küljes.
Kui tellimus tuleb sisse (vahel ka nii, et tunni aja pärast on vaja minna), sisestab Kalle selle kohe Planlogisse, määrates kohe ka juhi. Planlogi süsteemist on kohe selge, milline töö on planeerimata ja milline veel ilma juhita.
"Kohe kui uus töö sisse tuleb, kannan selle Planlogisse. Kõik on koguaeg ühes kohas silma all ning tean täpselt, mis on planeerimata ja millisel tellimusel pole veel juhti määratud."
Juht saab äpist kätte kogu info: aadressid, kontaktid, kommentaarid. Tööd lõpetades teeb juht pildid, võtab kliendi allkirja ja kogu tõendusmaterjal kinnitub automaatselt tellimuse külge. Seejärel on kohe võimalik arve koostada ühe nupuvajutusega.
"Juhid on Planlogiga juba täiesti harjunud. Vahel ütleb mõni juht ise, et kuule, mul pole seda tööd äpis sees, mis toimub."
Juhid võtsid Planlogi äpi omaks sujuvalt ja tänaseks on rollid vahetunud: juhid ise küsivad, kui töö pole veel äpis. Osad juhid sisestavad vajadusel tellimusi ka ise otse Planlogi äppi.
Planlogiga näeb TruckMoversi töövoog välja järgmiselt:
Tellimus saabub (kõne, WhatsApp või e-mail) ning Kalle sisestab selle Planlogisse, vajadusel mobiilist teel olles.
Kalle määrab võrgustikust sobiva juhi ja juht näeb koheselt Planlogi mobiiliäpis kogu töö infot.
Juht alustab tööd äpis: pildid peale- ja mahalaadimisel, kliendi allkiri telefonis.
E-veoseleht (eCMR) tuleb otse Planlogist ja on vajadusel telefonist ette näidatav ka kontrollile.
Kõik pildid, kommentaarid ja tõendid jäävad automaatselt tellimuse külge.
Kord nädalas teeb Kalle arved: üks nupuvajutus Planlogis ja arve liigub Meriti liidestuse kaudu otse raamatupidamisse.
Üks logistik, paarkümmend juhti, 100 vedu kuus ja kogu Euroopa logistika läbi Planlogi
TruckMoversi suurim võit Planlogiga on võimekus ja kontroll. Üks inimene haldab kuus umbes sada vedu, koordineerib paarikümmet alltöövõtjast juhti Hispaaniast Ungarini ja teenindab Eesti nõudlikumaid margiesindusi ilma ühegi lisatöötajata kontoris.
Kuni 115 veokit kuus ühe inimese käe all
Kõige kiirematel kuudel on TruckMovers liigutanud üle Euroopa 115 veokit. See tähendab keskmiselt umbes viit kallist sõidukit igal tööpäeval, igaüks oma aadresside, kontaktide ja dokumentidega. Et sellist mahtu ühe inimesega kontrolli all hoida, on vaja täpselt seda, mida Planlogi pakub: ühtne tõe allikas, kus iga töö staatus on ühe pilguga näha, ja enesekindlus, et kuskil mingi kriitiline info kaotsi ei lähe.
"Minu jaoks on Planlogi tõeline logistika abimees: paned töö sisse, juht näeb kohe kõike ja ongi korras."
Enam ei pea infot vestlustest taga ajama
Tööde üleandmine ei tähenda enam sama info mitmekordset üle rääkimist, arveldamine ei tähenda WhatsAppi vestluste lappamist ning veo tõendid (pildid, allkirjad, CMR) on alati kättesaadavad.
Kokkuvõte
Üks inimene, paarkümmend alltöövõtjast juhti ja umbes 100 vedu kuus üle kogu Euroopa. TruckMovers tõestab, et väike spetsialiseerunud vedaja suudab töötada sama süsteemselt ja professionaalselt kui suur ettevõte, ilma ühegi lisatöötajata kontoris.
Ajakulukas ja segadust tekitav töövoog, kus tööinfo mattus WhatsAppi vestluste alla ja iga arve nõudis info kokkuotsimist mitmest kanalist, on asendunud selge süsteemiga: juht näeb kogu tööinfot äpist, kõik pildid, allkirjad ja CMR-id jäävad tellimuse külge ning arve valmib nupuvajutusega.
Kui sinu tööpäev kulub veel info tagaajamisele vestlustes ja Excelis, siis vaata, kuidas Planlogi sinu töövoos välja näeks. Broneeri konsultatsioon.
Rohkem kliendilugusid
Planlogi veohaldus tarkvara
Teosta rohkem vedusi sama meeskonnaga.
Planlogi on pilvepõhine veohaldustarkvara (TMS) Euroopa vedajatele, kus kõik on ühes kohas: tellimuste haldus, veo planeerimine, e-veoseleht (eCMR), autojuhi äpp, reaalajas jälgimine, e-POD ja arveldamine.
Kasutusvalmis vähem kui tunniga · Andmed EL-i andmekeskustes · eFTI-valmis · Loobu igal ajal
