Tarvas Invest haldab 4-liikmelise kontori tiimiga 140 Eesti-Soome koormat nädalas
Tarvas Invest
Ettevõtte profiil
Tarvas Invest on Eesti pereettevõte, mis pakub ekspedeerimis- ja transporditeenuseid ning on vedanud kaupa Eesti ja Soome vahel juba üle kahekümne aasta.
Täna sõidab firmal 28 veokit ja ligi 50 haagist ning nädalas liigub läbi nende käte 100-140 koormat: saematerjalist metalli ja suurte konstruktsioonideni, täis- ja osakoormatena, mõlemas suunas üle lahe.
Kogu seda mahtu juhib vaid 4-liikmeline kontori tiim. Veel hiljuti hallati kogu seda töövoogu Exceli, paberdokumentide ja mälupulga peal: arveid tehti kord nädalas käsitsi ning info liikus juhtidega telefoni ja SMS-i teel. Kuid tänaseks käib kogu Tarvas Investi tellimuste, juhtide suhtluse ja arvelduse töövoog läbi Planlogi.
"Tänu Planlogile saame kõvasti muid edasiviivaid asju teha, õppida ja ettevõtet kasvatada."
Käesolevas kliendiloos uurime Stenilt, kes on Tarvas Investis vastutav ekspordi ja arenduse eest, kuidas nägi ettevõtte igapäevatöö välja enne Planlogit, mis sai viimaseks tõukeks uue lahenduse otsimisel ja miks langes valik just Planlogile, ning kuidas haldab neljaliikmeline kontoritiim täna Planlogiga kuni 140 koormat nädalas.
Ettevõtte suurus
4-liikmeline kontori tiim ja 28 autojuhti
Teenindatavad piirkonnad
Eesti ↔ Soome koridor + Eesti-sisesed veod üle kogu riigi
Vedude maht
100-140 koormat nädalas
Kliendid
Tööstusettevõtted
Teenused
Rahvusvahelised täis- ja osakoormad, haagiste saatmine
Raamatupidamine
Standard Books (integratsioon Planlogiga)
Enne Planlogi kulus igal esmaspäeval 10+ tundi arveldamise peale
Enne Planlogit elas kogu Tarvas Investi töövoog ühes suures Exceli tabelis ja telefonis. Tellimused planeeriti Excelis, juhtidega suheldi kõnede ja SMS-idega ning kui töö oli tehtud, pani juht lihtsalt sõnumisse „OK". Kui juht ise ei helistanud, ei teadnud kontor, kas koorem on maas ja kui kiirel päeval unustati ise üle helistada, oligi tund aega kadunud.
Omaette peavalu olid ka aadressid: kui klient asus kuskil, kust Google Maps kohta üles ei leidnud, kulus juhil sihtpunkti leidmisele asjatult aega ja närve.
"Mina kõrvaltvaatajana ütleks, et enne Planlogi oli see kõik kakskümmend aastat õudust."
Paberid (CMR-id ja saatelehed) jõudsid kontorisse alles nädala lõpus ühe suure patakana ja enne kui see patakas oli läbi lahatud, ei saanud ühtegi arvet teha.
Nii oligi saanud esmaspäevast arvelduspäev. Kogu eelmise nädala arved tehti käsitsi ükshaaval valmis ja selle alla kulus terve päev, kokku 10-12 tundi nädalas. Ja kuna ühtne süsteem kontoris puudus, liikusid valmis arved ühest arvutist teise mälupulgaga, et need sealt klientidele laiali saata. Kliendi jaoks tähendas see, et arve jõudis temani parimal juhul nädal pärast vedu, ja Tarvase jaoks seda, et raha liikus alati nädalase viitega.
"Üks tõmbas arved mälupulgale ja jooksis teise kontori otsa, et teine saaks need klientidele laiali saata. Meil on 21. sajand ja teie jooksete kontoris mälupulgaga..."
Valusaim vea koht: üks liigne null arvel ja vale kliendi arve
Tundide viisi hommikust õhtuni käsitsi arveid lapates ja valmistades, kippusid tekkima ka vead. Nii juhtuski, et arve jõudis valele kliendile, vahel läksid arvele valed käibemaksu- ja kütuse lisatasu protsendid või kogemata sattus arvele mõni null lõppu lisaks ja kliendile läks teele kümme korda suurem summa.
Aeg-ajalt võis mõni vedu jääda ka lihtsalt arveks tegemata. Kui tellimused elavad Excelis ja paberipatakas jõuab kontorisse nädal hiljem, pole ühtegi kohta, mis näitaks, et mõni töö on veel arveta. Iga selline unustatud arve on otseselt saamata jäänud raha.
"Kui hommikust õhtuni arveid teha, siis lõpuks ilmselgelt inimene teeb vigu. Niimoodi arveid lahmides välja saata ei saa! See on lõpuks ka ettevõtte maine ja kuvand."
Miks valis Tarvas Invest just Planlogi?
Sten oli aastaid otsinud tarkvara, mis seoks tellimused, juhid ja raamatupidamise ühte kohta.
Latt oli kõrgel: Excel oli aastatega timmitud nii heaks, et kogu ettevõtte pilt mahtus ühele lehele, ja selle asendamine tundus keeruline. Viimase tõuke andis aga seesama käsitsi arveldamisele kuluv aeg ja vaev ning lisaks ka sellega kaasnev vigade oht.
"Ma olen ammu tahtnud tarkvara, mis suudaks kõik need protsessid omavahel ühendada."
Uuriti ja kaaluti mitut logistikatarkvara pakkujat. Ühe puhul jäi asi selle taha, et kogu seadistus ja juurutamine jäeti kliendi enda õlule. „Installige ise" ei ole vastus, mida tahab kuulda inimene, kes juhib eksporti, mitte IT-osakonda.
Planlogini jõudis Tarvas Invest läbi soovituse partner transpordiettevõttelt, kellega Tarvase meeskond tihedalt suhtleb ning kes kiitsid Planlogi tarkvara ja meeskonda.
Sten võttis demo omal käel, ilma et oleks kellelegi kontoris esialgu midagi öelnud, katsetas ära ja tegi esimesed seadistused koos Planlogi tiimiga. Ja kui otsus tehtud, läks kiiresti ja Tarvas Invest kolis kogu oma transpordihalduse üle Planlogisse. Pärast aastatepikkust kõhklemist osutus üleminek ise kõige lihtsamaks osaks.
"Rooleks Transpordi poisid kiitsid Planlogi päris kõvasti, et väga asjalik meeskond, tegelevad ja mõtlevad kaasa. Ei ole nii, et võtke manuaal ja vaadake ise."
Funktsioonid, mis kaalukausi lõplikult Planlogi kasuks kallutasid
Otsuse Planlogi kasuks tegid lisaks ka konkreetsed igapäevased lahendused:
Lihtne autojuhi äpp — juhid õpivad Planlogi mobiili äpp’i kiirelt kasutama läbi ühe telefonikõne.
Asukohapunkt otse töökäsul — kui klient asub kohas, kust Google Maps kohta üles ei leia, lisab Sten täpse punkti tööle külge ja juht näeb kogu info äpist.
eVeoseleht (eCMR) paari klõpsuga — mitme mahalaadimiskohaga vedudel loob kontor eVeoselehed Planlogi süsteemis automaatselt ja prindib välja. Ei mingit käsitsi vormistamist.
Tellimuse kopeerimine — korduvvedude puhul läheb tellimus koopiana uue referentsinumbriga sekunditega sisse.
Laevaetappide sidumine — mitmeetapiline vedu (haagis sadamasse, teine mees vastu) jaguneb juhtide vahel loogiliselt ära.
Eelseadistatud kliendiandmed — Planlogi kliendibaas talletab ja seob kogu vajaliku info algusest lõpuni kindla ettevõttega. Arve ei saa enam valele kliendile välja minna.
Raamatupidamise tarkvara (Standard Booksi) liidestus — arveldus ja raamatupidamine on omavahel seotud, ning info liigub sujuvalt mõlema vahel.
Arve koos eCMR-i ja veokaardiga — klient saab arve e-maili koos PDF-iga, kus on kogu tõestus tehtud ringi infoga automaatselt kaasas.
Kuidas haldab Tarvas Invest vedusid nüüd Planlogiga?
Steni hommikud algavad nüüd Planlogis: uue päeva tellimused sisse, eelmise päeva tööd üle kontrollitud, ja kui mõni töö on juba tehtud, läheb arve kohe välja.
Tellimused sisestatakse ja jagatakse autodele juba ette. Juht näeb äpist alati oma järgmist käiku ega pea ootama kõnet kontorist ja kontor ei kuluta enam aega juhte kõnedega tagaajamisele.
Ka Soome liini mitmeetapilised veod jooksevad süsteemis loogiliselt: üks mees viib haagise sadamasse, teine võtab teisel pool vastu, ja mõlemad näevad täpselt oma osa.
Kui varem tähendas iga vedu edasi-tagasi sõnumeid ja kõnesid, siis nüüd tuleb Steni sõnul juhtidele juba naljaga pooleks ise üle helistada, et kuidas läheb. eCMR jõuab kontorisse selsamal hetkel, kui juht töö lõpetab ja süsteem selle automaatselt üles laeb, mitte nädala lõpus paberipatakana nagu varem.
"Juhid ei pea helistama, et koorem on maas või peal ja näevad juba järgmist käiku, mida nad tegema peavad otse Planlogi juhi mobiilirakendusest. Vahel ei ole tükk aega neist kuuldagi, peab juba naljaga pooleks ise üle helistama, et kuule, kas kõik on ikka korras."
Selgus on tekkinud ka arvelduses. Sten näeb ühe pilguga, kas kõik tööd on sisestatud, autodele jagatud ja arveks tehtud, ning kui midagi on veel õhus, on see selgelt silma all seni kuni sellega on tegeletud.
Muutunud on ka töö rütm: varem kuhjus terve nädala arveldus üheks pingeliseks maratonipäevaks, nüüd jaguneb sama töö väikeste sammudena üle nädala, jooksvalt ja rahulikult.
"Juht laeb eCMR-i üles, kui töö on tehtud, ja me saame kohe arve teha. Kui enne tegime arveid nädalas korra, siis täna saadame arved välja iga päeva lõpus. Rahavood on tunduvalt mõistlikumad."
Muutust on märganud ka kliendid. Arve jõuab kohale samal päeval, ilusa PDF-ina koos eCMR-i ja veokaardiga, ning kliendid on isegi kiitnud, et “küll on moodne värk.” Väikesed detailid, mis kokku loovad professionaalse mulje, ja mille pealt on tagatipuks ka kadunud risk, et vale arve läheb vale kliendi e-postkasti.
"Kliendile ei saa enam vale arve välja minna, sest kõik on eelseadistustega ära tehtud. Kliendile tuleb ilus arve koos kõigi pisikeste detailidega - see kõik loeb lõpuks väga palju."
Planlogiga näeb Tarvas Investi töövoog välja järgmiselt:
Sten sisestab hommikul päeva tellimused Planlogisse ja jagab tööd autodele.
Juht näeb äpist kogu info (aadressid, asukohapunkti, referentsid) ja oma järgmisi käike.
Kui koorem on maha laetud, märgib juht töö tehtuks ja CMR saab liikuda arveldusse.
Kontor teeb samal päeval arve, mis liigub Standard Booksiga seotult.
Klient saab arve PDF-ina koos CMR-i ja veokaardiga.
Planlogi vabastas 250 tundi aastas, mis panustatakse nüüd ettevõtte arendamisele
Kui varem võttis iga esmaspäevane arvete tegemine 10-12 tundi, siis nüüd hindab Sten sama töö mahuks konservatiivselt umbes 5 tundi nädalas.
Arveldusaeg vähenes poole võrra
10-12 tunnilt nädalas konservatiivselt alla 5 tunni
"Nüüd saame kõvasti muid edasiviivaid asju teha, õppida ja ettevõtet kasvatada."
Üle 250 tunni vabanenud tööaega aastas
Ainuüksi arvelduse pealt. Aasta lõikes teeb see umbes 250 tundi vabastatud tööaega, mis nüüd panustatakse ettevõtte arendamisele ja meeskonna treenimisele, et tulevikus veelgi suuremaid väljakutseid ette võtta. Kasvav maht ei tähenda enam kasvavat kaost kontoris.
Valele kliendile saadetud arvete risk nulli lähedane
Arve läheb välja eelseadistatult õigele kliendile koos täpse käibemaksu- ja kütuselisatasuga. Ning kuni 140 koormat nädalas 4-liikmelise kontori tiimiga: vabastatud aeg suunatakse ettevõtte kasvule ja lisa mahu haldamine ei tähenda enam kaost ja stressi.
Kokkuvõte
Tarvas Investi lugu näitab, mida tähendab õige tööriist väikese tiimiga vedaja jaoks. Üle 20 aasta Excelis, paberil ja telefonis elanud töövoog kolis Planlogisse, ja muutus oli märkimisväärne juba esimeste nädalatega.
Esmaspäevane 10-12-tunnine arveldusmaraton on asendunud jooksva arveldusega: arve läheb välja samal päeval, kui koorem maha saab, ja raha liigub nädala võrra kiiremini. Aastas vabaneb ainuüksi arvelduse pealt üle 250 tunni, mis läheb nüüd ettevõtte arendamisse, mitte numbrite ümbertõstmisse. Juhid näevad oma järgmist käiku äpist ja telefon ei helise enam iga koorma pärast.
Ja mis kõige tähtsam: 4-liikmeline kontoritiim haldab enesekindlalt kuni 140 Eesti-Soome koormat nädalas ning vedude maht kasvab ilma, et kontorisse peaks kedagi juurde palkama.
Nagu Sten ise loo kokku võtab: Planlogi on hea komplektne teenus, mis viib juhtidega suhtluse ja raamatupidamise lihtsalt kokku, kõik asjad ühest kohast.
Kui sinu veofirma töövoog elab veel Excelis, paberil ja telefonis, siis broneeri demo ja vaatame koos üle, kuidas sinu tiim saaks töövoo kordades kiiremaks ja sujuvamaks ning arved välja iga päev.
Rohkem kliendilugusid
Planlogi veohaldus tarkvara
Teosta rohkem vedusi sama meeskonnaga.
Planlogi on pilvepõhine veohaldustarkvara (TMS) Euroopa vedajatele, kus kõik on ühes kohas: tellimuste haldus, veo planeerimine, e-veoseleht (eCMR), autojuhi äpp, reaalajas jälgimine, e-POD ja arveldamine.
Kasutusvalmis vähem kui tunniga · Andmed EL-i andmekeskustes · eFTI-valmis · Loobu igal ajal
