Toten Transport haldab rahvusvahelist ekspedeerimist kaheliikmelise meeskonnaga kordades kiiremini ja enesekindlamalt
Toten Transport
Ettevõtte profiil
Toten Transport Eesti on Eestis tegutsev suurema Skandinaavia transpordi ettevõtte tütarettevõte, kellel ei ole oma autoparki, kuid kes haldab igal nädalal 15-25 rahvusvahelist osakoorma vedu (LTL).
Nende tegus kaheliikmeline meeskond vastutab kogu protsessi eest, tellimuse vastuvõtmisest kuni arve väljastamiseni, ning koordineerib iga päev juhte ja kliente, tehes samal ajal ka tihedalt koostööd Norra poolel asuva emafirmaga.
Aastaid toimis kogu see töövoog läbi nende oma serveril põhineva veohalduse programmi, mis oli spetsiaalselt ettevõttele ehitatud, kuid mis oli ajale jalgu jäänud. Kogu ettevõtte logistika, kliendibaas ja arvete ajalugu olid talletatud ühes arvutis nende kontoris.
Ettevõtte suurus
2 (logistik + juhataja)
Teenindatavad piirkonnad
Eesti ↔ Norra koridor, lisaks Rootsi ja muud Skandinaavia suunad
Vedude maht
15-25 saadetist nädalas
Kliendid
Tööstus- ja ekspordiettevõtted
Teenused
Osakoormaveod (LTL), eksport ja import, rahvusvaheline ekspedeerimine
Raamatupidamine
Directo (integratsioon Planlogiga)
Enne Planlogi: Kogu veohaldus elas ühes kontoris asuvas arvutis
Enne Planlogi kasutas Toten enda jaoks arendatud veohalduse programmi, mis tegi põhiasjad ära, kuid oli ajale jalgu jäänud. Süsteem oli lokaalne (ehk ligipääsetav vaid ühest arvutist kontoris) ja sellel tehnilist tuge programmi uuendamiseks või parandamiseks, enam sisuliselt ei olnud.
Kui keegi puhkas, tuli arvuteid ja viimast infot omavahel jagada. Lisaks tõi see süsteem tihtipeale kaasa lisa samme, käsitööd ja aeglast paberi majandust. Arveldamine käis topelt, esmalt vanasse programmi, seejärel käsitsi uuesti Directosse.
Süsteem küll töötas, aga see ei toetanud enam seda kiirust ja paindlikkust, mida kahe inimesega logistikaüksus päriselt vajab.
"See oli nagu ehtne kiviaeg. Minul oli seal palju käsitsi sisestamist ja juhtidega käis kogu suhtlus ikka telefonis või meili teel."
Valusaim pudelikael: pidurdunud info- ja rahavoog
Kõige põlevam probleem ei olnud ainult see, et käsitööd tuli rohkem teha, vaid ka, et info ja arvete liikumine jäi tihtipeale kinni.
Arve andmed tuli pingsalt kontrollida ja üle vaadata, osa infot käsitsi sisestada ning sama info liikus edasi ka käsitsi Directosse. Kui CMR-i oli vaja kellelegi digitaalselt edasi saata, tuli see välja printida ja uuesti sisse skännida. Rahvusvaheliste vedude puhul tähendas see, et arve ei liikunud kohe pärast veose lõppu, vaid võis nädalaks seisma jääda seni, kuni juht järgmise ringiga tagasi jõudis.
Toteni jaoks oli selge, et vana süsteem on muutunud liiga riskantseks, sest see sõltus lokaalsest programmist, mille tulevik polnud enam selge.
"Kui ma puhkusele läksin, pidin ma ikkagi väga palju infot käsitsi kolleegile jätma, et mis, kus ja kuidas."
Miks valis Toten Transport just Planlogi?
Toten ei valinud Planlogi lihtsalt funktsioonide nimekirja järgi. Nad olid turgu uurinud ja uut veohaldustarkvara otsinud juba pikemat aega, võtnud erinevaid pakkumisi ja kaalunud ka suuremaid lahendusi.
Tingimused olid selged: lahendus pidi olema ligipääsetav mitmest seadmest, pilvepõhine, kaasaegne ja hind pidi mahtuma väikeettevõtte eelarvesse.
Planlogi vastas täpselt nendele tingimustele, kuid lõpliku otsuse tegemisel mängis suurt rolli ka Planlogi meeskonna paindlikkus, avatud suhtlus ja valmisolek kujundada lahendust nende reaalsete vajaduste järgi.
Väikese kaheliikmelise ettevõtte jaoks oli see oluline, sest nad ei tahtnud olla lihtsalt “liiga väike klient”, kelle protsessidele keegi süvitsi otsa ei vaata.
"Me oleme väike logistikafirma, kes paraku ei ole prioriteet suurte tarkvara pakkujate silmis. Planlogi puhul nii ei olnud. Meeskond on olnud väga vastutulelik ja arusaav. Väga palju arenguid on tegelikult sündinud koostöös."
Planlogi funktsioonid, mis muutsid igapäevatöö lihtsamaks
Lisaks personaalsele lähenemisele olid Toteni igapäevatöö jaoks otsustavad ka järgmised igapäevaselt kasutatavad lahendused:
Pilvepõhine ligipääs mitmest seadmest — sama info on reaalajas kättesaadav nii logistiku kui juhataja jaoks paralleelselt, ükskõik kus kumbki parajasti viibib
Automaatne BAF-i (kütuselisa) arvutamine — igal arvel protsendi põhiselt
Korduvtellimuste kopeerimine — olenemata ajaraamist, mis vanas programmis töötas ainult ühe kalendriaasta jooksul tehtud tellimuste puhul
Juhiäpp ja CMR-ide digitaalne allkirjastamine — mis kõrvaldab prindi-ja-skänni ringlemise
Aruannete genereerimine minutitega — nädala raporti väljavõte, mida Norra emafirma kord nädalas ootab, käib nüüd vaid paari hiireklõpsuga
Klientide ja aadresside andmebaas — mis talletub Toteni andmebaasi Planlogi süsteemis ning on kergelt ja kiirelt otsitav
Kuidas haldab Toten vedusid nüüd Planlogiga?
Täna kirjeldab Toten’i meeskond suurima muutusena kiirust ja seda, et kõik on “laivis”, ehk sama info liigub reaalajas kogu meeskonna vahel, mis aitab neil pakkuda kvaliteetsemat veoteenust oma klientidele.
Planlogiga näeb Toteni töövoog välja järgmiselt:
Tellimus luuakse või korduvtellimuse puhul kopeeritakse süsteemis ühe klikiga
Kogu info on Planlogis Toteni meeskonnale kohe nähtav
Juht saab tellimuse info otse Planlogi juhiäppi
eVeoseleht (eCMR) ja laadimismanifest genereeritakse automaatselt
Juht kogub allkirjad koos ajatemplitega eVeoselehele digitaalselt
Arve koostatakse Planlogis 30 sekundiga ja saadetakse kliendile
Aruandlus Norra emafirmale genereeritakse paari hiireklõpsuga iga nädalaselt
Planlogiga ühtne info ja kiirem rahavoog
Planlogiga saab Toteni kaheliikmeline tiim sama töö tehtud kiiremini, paindlikumalt ja ilma, et info ning töövoog jääks ühe inimese või lokaalse programmi taha pidama.
Rahavoog kiirenes kuni nädala võrra.
Kui vanas süsteemis tõi arvete koostamine kaasa rohkem käsitööd, ettevalmistust ja tõenäosust, et arve jääb ootama juhtide ringilt naasmist, siis Planlogiga saab see tehtud umbes 30 sekundiga ning arve läheb välja kohe pärast kauba tarnimist. Mõnel juhul tähendab see isegi kuni nädalast rahavoo kiirenemist võrreldes paber-CMR-i ootamisega.
"Vanas programmis ma pidin ennast koguma ja mõtlema: nii, nüüd ma hakkan arveid tegema. Planlogi puhul võtab see kaks klõpsu ja ongi tehtud."
Info liigub reaalajas, kõigi osapoolte vahel.
Planlogiga töötavad logistik ja juhataja samas süsteemis paralleelselt ja reaalajas, olenemata sellest, kus kumbki parajasti on. Mõlemad näevad kohe, mis on tehtud, mida parajasti vajatakse ja mis veel ees ootab.
"Kõik, mis ma teen, on reaalajas kohe kolleegile nähtav. Ta ei pea enam ootama, kuni mina olen andmed programmi sisestanud. Ja kui ma mujal olen, saan isegi telefonist tegutseda."
Iganädalane aruandluse koostamine Norra emafirmale käib nüüd paari klõpsuga.
Kui varasemalt pidi logistik mäletama täpselt, mis ring mis kuupäeval välja läks, ja need aruandlust koostades käsitsi välja noppima, siis nüüd võtab sama väljavõte koostamine vaid minuti, et Planlogist vajaliku ajaraami kohta aruandlus välja võtta.
Kokkuvõte
Enne Planlogi elas kogu Toteni veohaldus lokaalselt ühes kontoriarvutis. Süsteem töötas, aga ei toetanud enam seda kiirust, mida väike tiim iga päev vajab.
Planlogiga muutus kolm asja korraga: info liigub reaalajas kogu meeskonna vahel, olenemata asukohast või seadmest. Arve saab välja kohe pärast kauba kohaletoimetamist, mitte enam siis, kui juht järgmise ringiga tagasi jõuab. Ja iganädalane aruandlus Norra emafirmale, mis varem nõudis käsitsi mäletamist ja noppimist, käib nüüd paari klõpsuga.
Aga Toteni lugu näitab ka midagi laiemat. Väikesed transpordiettevõtete protsessid on tihtipeale liiga spetsiifilised suurte universaalsete lahenduste jaoks ja liiga väikesed, et keegi neid süvitsi vaataks.
Nagu Toten oma loos mainis, Planlogiga nii ei ole. Planlogi töötab koostöös oma klientidega, mõistame nende reaalseid töövoogusid ja ehitame funktsioone selle põhjal, mis päriselt toimib.
Kui sinu meeskond haldab vedusid Exceli, telefoni ja lokaalse programmi abil, siis Toteni lugu on tuttav. Ja lahendus ei nõua kuudepikkust juurutust ega suurt IT-tiimi, vaid valmisolekut oma töövoog üle tuua kaasaegsesse keskkonda, kus info liigub, arved ei oota ja tiim töötab koos, mitte üksteise järel.
Rohkem kliendilugusid
Planlogi veohaldus tarkvara
Teosta rohkem vedusi sama meeskonnaga.
Planlogi on pilvepõhine veohaldustarkvara (TMS) Euroopa vedajatele, kus kõik on ühes kohas: tellimuste haldus, veo planeerimine, e-veoseleht (eCMR), autojuhi äpp, reaalajas jälgimine, e-POD ja arveldamine.
Kasutusvalmis vähem kui tunniga · Andmed EL-i andmekeskustes · eFTI-valmis · Loobu igal ajal
