Sivitrans vähendas CMR-ide koostamise aega 9 korda
Sivitrans
Ettevõtte profiil
Sivitrans on 1997. aastal asutatud pereettevõte, mis keskendub sõiduautode ja väikebusside veole üle Euroopa.
Sivitransi tiim on väike, aga fookuses on mahukas ja ajakriitiline töö. Kontoris tegutseb 4 inimest, keda toetab 13 professionaalset autojuhti. Nende töömaht on ligikaudu 350 sõidukit nädalas, mis liigutatakse eri diilerite, laoplatside ja turgude vahel.
Sivitransi kliendibaasi tuumaks on autoesindused, müüjad ja importijad Baltikumis ja mujal Euroopas.
Nende jaoks on oluline, et:
autod jõuaksid õigesse kohta õigel ajal
koorem oleks dokumentides kirjas täpselt nii, nagu reaalsus seda nõuab
vedaja peaks kinni kokkulepitud mahust, ajakavast ja erisoovidest
Just seepärast on Sivitrans oma tegutsemispõhimõtted rajanud lubaduste pidamisele, täpsusele ja paindlikkusele: tähtajad peavad, kokkulepped täidetakse ja erisoovidega arvestatakse nii palju kui võimalik.
Sivitrans on nišispetsialist, kes tegeleb autode ja väikebusside veoga igapäevaselt ning tunneb selle töö eripärasid detailideni, alates laevagraafikutest ja sadamatest kuni VIN-koodide, diilerite ja sihtpunktide peensusteni. See on ka taust, millele Planlogi lahendus peale pandi: väike, tihe ja väga pühendunud meeskond, kelle jaoks iga eksimus CMR-il tähendab reaalselt raisatud tunde, närve ja raha.
Ettevõtte suurus
4 inimest kontoris, 13 autojuhti
Teenindatavad piirkonnad
Eesti ↔ Läti, Leedu, Poola, Saksamaa, Prantsusmaa, Belgia, Holland, Hispaania, Rootsi, Tšehhi
Vedude maht
350 tellimust nädalas
Kliendid
Baltikumi ja Euroopa edukamad autofirmad, diilerid, autoesindused ja müüjad (sealhulgas Toyota Baltic, Suzuki, BMW, Hyundai, Lexus, Audi)
Teenused
Rahvusvaheline sõiduautode ja väikebusside vedu, külmikvedu Hispaaniast Põhja-Euroopasse (toiduained, puuviljad) ja tagasivedu (metall, paber)
Enne Planlogi: 9 minutit ühe CMR-i peale ja terve päev kadus Excelisse
Enne Planlogi toetus Sivitransi igapäevane logistika planeerija peas olevale loogikale ja suurele Exceli töölauale.
Kõik algas ja lõppes samas failis: koormate planeerimine, diilerite kaupa jagamine, VIN-koodid, CMR-id. Küll paindlik, aga samal ajal kohutavalt habras süsteem.
Tüüpiline päev nägi välja nii:
Soomest tuli tellimus 120 autoga
autod tuli Excelis jagada Lätis, Leedus ja Eestis asuvate diilerite vahel
koormatesse mahtus keskmiselt 8 autot
iga diileri kohta tuli teha eraldi CMR
Iga CMR oli sisuliselt käsitööprojekt keeruliste valemitega Excel’i tabelite vahel copy-paste’imisega.
Ühe veoselehe vormistamine võttis 9 minutit ja päevas oli vaja teha kuni 15 CMR-i.
Juhtimistasandilt vaadates tähendas see, et:
2+ tundi logistiku tööpäevast kulus ainuüksi CMR-ide koostamisele
planeerimine nihkus paratamatult päeva lõppu, kui kõik mahud olid lõpuks selged
kõige ajakriitilisem töö tehti siis, kui tööpäev oleks pidanud juba läbi olema
"Enne oli kogu protsess üks suur Exceli ja copy-paste’i rägastik, kus vead olid igapäevased ja paberit lendas printerist tuhandete lehtedena välja."
Valusaim veaoht: valed VIN koodid, valed sihtkohad, topeltkoormad
Exceli ja copy-paste’i peal töötav süsteem pole ainult aeglane, vaid ka riskantne.
Piisas ühest valest kopeerimisest, et:
vale diiler jääks CMR-ile
Riia paberid jõuaksid Kaunasesse või vastupidi
kaks juhti jõuaksid sadamasse sama koorma peale, aga erinevate sihtkohtadega dokumentidel
Selline olukord ei ole väike apsakas, vaid:
lisasõidud ja tunnid, mis ei too lisatulu
telefonikõned, selgitused, stress juhile ja logistikule
mainekahju kliendi silmis, kes saab vale paberiga koorma
Probleemidest saadi väga hästi aru, aga sobivat lahendust ei olnud. TMS-id ja logistikalahendused vaadati korduvalt üle, aga need olid kas meeletult kallid või ehitatud pigem pakikauba/üldveo loogika järgi, mitte autoveole.
Murdepunkt tuli siis, kui ettevõte oli kasvanud faasi, kus Excel ja käsitsi CMR-ide tegemine takistasid kasvu ja suurendasid operatsiooniriski.
Sivitrans mõistis, et järgmise kasvusammu jaoks on vaja Planlogi sarnast lahendust mitte kunagi tulevikus, vaid kohe praegu.
"Pärast Planlogi juurutamist ei ole meil CMR-ide sees reaalselt ühtegi viga. Kõik on täpselt nii, nagu olema peab."
Miks valis Sivitrans just Planlogi?
Sivitransi jaoks oli kriitiline leida lahendus, mis ei lõhuks seda, mis juba toimib, vaid kaotaks kõige valusama käsitöö ja riskid.
Oli oluline, et uus süsteem aitaks neil:
vähendada CMR-ide koostamise ajakulu
elimineerida vead dokumentides (valed diilerid, valed VIN-koodid, valed sihtkohad)
säilitada planeerimise paindlikkus
tuua kriitiline info ühtsesse süsteemi, mis on kergesti kasutatav ja arusaadav kogu meeskonnale
Demo-kõne ajal Planlogiga sai Sivitrans üsna kiiresti aru, et Planlogi ei püüa neid suruda võõrasse kastikesse ja ei ole lihtsalt järjekordne „üldine TMS“, vaid lahendus, mida saab päriselt kohandada autovedaja töövoogude järgi. Sivitransi jaoks oli muljetavaldav ka Planlogi tootearenduse kiirus ja pidevad uute funktsioonide täiendused.
Lisaks tehnilistele võitudele tõi Sivitrans väga selgelt välja ka Planlogi klienditoe rolli. Nad ei jäänud uue süsteemiga „üksinda pusima“, vaid said endale tugitiimi, kes vastas kiiresti, tegeles muredega ja viis kiirelt lubatud muudatused lõpuni, olgu need siis väiksemad sätted töövoogudes või suuremad arendused.
Juurutustiim selgitas samm-sammult, kuidas igapäevane töö Planlogisse üle tuua, hoidis pilootprogrammi aktiivselt käigus ja aitas prioriseerida, mis tuleb ära teha kohe ja mis võib oodata. Isegi kui kogu suhtlus käis peamiselt distantsilt, kujunes mulje, et tegemist on „oma inimestega“, kelle poole saab alati pöörduda.
"Kui sa täna Planlogi-tüüpi lahendust isegi ei kaalu, siis ausalt, sul ei ole selles sektoris reaalselt asja."
Kuidas haldab Sivitrans vedusid nüüd Planlogiga?
Tänaseks on Sivitrans oma kõige ajakulukamad ja riskantsemad protsessid kolinud Planlogi süsteemi ning selle tulemusena suudab ettevõte sama tiimiga hallata märkimisväärselt suuremat mahtu.
"Enne Planlogi võttis ühe CMR-i tegemine mul 9 minutit, nüüd teen sama ära 45 sekundiga."
Planlogiga näeb Sivitransi töövoog välja järgmiselt:
Koormad pannakse endiselt esialgu Excelis paika.
Kõik, mis puudutab tellimusi ja CMR-e, liigub Planlogisse. Kui Excelis on koormad klaarid, tuuakse info masslaadimisega Planlogi süsteemi, kus luuakse tellimused, seotakse need ringidega ja veokirjad (CMR-id) genereeritakse ühe hiire klõpsuga.
Planeerimine käib Planlogi vaates, mitte enam ainult tabeli pealt. Planeerimata tellimused, ringid ja aadressid on näha nimekirjas ja kaardil. See teeb lihtsamaks: koormate jagamise auto/kuupäeva/riigi kaupa; terminalikoormate (KV/JV) planeerimise sadamate vahel; kiire otsingu, kui on vaja konkreetse auto või kliendi infot.
CMR-id ja info on alati uuendatud ja ajakohane. Kui tellimuses midagi muutub (aadress, kuupäev, kogus), tehakse muudatus Planlogis ja uus veokiri valmib automaatselt.
Arhiiv ja otsing on ühe kliki kaugusel. Kui klient helistab ja küsib: “Kes selle koorma viis?” või “Mis VIN-koodid seal all olid?”, ei tähenda see enam mappides sorimist. Planlogis saab otsida VIN-koodi, kliendi, aadressi või kuupäeva järgi ja info on kohe ees.
Planlogiga 9 korda kiirem CMR’i koostamine ja 500 tundi aastas vabastatud tööaega
Planlogiga on Sivitrans toonud missioonikriitilise info ühtsesse süsteemi. Kõik tellimused, koormad ja CMR-id on backlog’is, otsitavad VIN-koodi, kliendi, aadressi või kuupäeva järgi, iga liigutus jääb logisse. Kogu meeskond töötab reaalajas ühest süsteemist korrektse info põhjal.
CMR 45 sekundiga 9 minuti asemel
Kõige suurem võit Sivitransi hinnangul on olnud CMR-ide automatiseerimine. Kui enne Planlogit võttis ühe CMR-i tegemine Excelis 9 minutit, siis täna valmib sama CMR Planlogis umbes 45 sekundiga. Kui arvestada kuni 15 CMR-i päevas, tähendab see 2 tundi ajavõitu päevas ehk 500 tundi aastas planeerija kohta.
"Kui Planlogi planeerimise ja veoselehtede funktsioon täna ära kaoks, kaoksin mina tõenäoliselt koos sellega firmast ära."
Vead dokumentides praktiliselt nullis
Lisaks on Sivitrans Planlogi abil elimineerinud veaohtliku käsitöö. Varasemalt olid valed VIN-koodid ja sihtkohad igapäevane risk. Planlogiga on süsteemne eksimisvõimalus viidud praktiliselt nulli, sest andmed tõmmatakse CMR’ile otse tellimusest (tellija, aadressid, VIN-id, kogused).
"Meie kliendid on lausa eraldi välja toonud, et meie CMR-id näevad Planlogi tõttu väga ilusad, korralikud ja informatiivsed välja."
Planlogi tulemused numbrites
9× kiirem CMR’i koostamine — Enne Planlogit kulus ühe CMR-i vormistamiseks 9 minutit, nüüd valmib sama veoseleht 45 sekundiga. 92% ajavõitu iga veoselehe pealt.
500 tundi vabastatud tööaega aastas, mis ei kulu enam käsitsi sisestamisele.
350+ autot nädalas hallatud Planlogis, mille vedude info on korrastatult ühes süsteemis, otsitav ja auditeeritav.
0 topeltkoormat valede paberitega peale Planlogi juurutust.
100% CMR-id Planlogist — Kogu Sivitransi CMR-ide koostamine on viidud Planlogisse.
Vähem stressi ja „tulekahjude kustutamist“ — Töö on märkimisväärselt sujuvam ja prognoositavam.
Professionaalsem kuvand klientide silmis
Rohkem kliendilugusid
Planlogi veohaldus tarkvara
Teosta rohkem vedusi sama meeskonnaga.
Planlogi on pilvepõhine veohaldustarkvara (TMS) Euroopa vedajatele, kus kõik on ühes kohas: tellimuste haldus, veo planeerimine, e-veoseleht (eCMR), autojuhi äpp, reaalajas jälgimine, e-POD ja arveldamine.
Kasutusvalmis vähem kui tunniga · Andmed EL-i andmekeskustes · eFTI-valmis · Loobu igal ajal
