Rain Transport haldab Planlogiga vedusi 20 korda kiiremini
Rain Transport
Ettevõtte profiil
Rain Transport on 1992. aastal asutatud Eesti transpordiettevõte, mis pakub siseriiklikke veoteenuseid (kaasaarvatud termotransporti ja ohtlike veoste vedu). Peamisteks klientideks on suured kaubandus- ja logistikaettevõtted, kelle jaoks on tähtis täpne graafikus püsimine ja usaldusväärne kaubakäitlus.
Rain Transpordil on pikaajaline kogemus ning ettevõte on tuntud kui paindlik ja kliendikeskne partner. Just kiire kasvu ja mahukate igapäevaste operatsioonide juures tekkis neil vajadus tööprotsesse efektiivsemaks muuta läbi digitaliseerimise.
Ettevõtte suurus
90 töötajat (sealhulgas 4 logistikut)
Teenindatavad piirkonnad
Siseriiklikud veod Eestis
Teenused
Otseveod kliendilt kliendile ning jaotusveod
Kliendid
Suured kaubandus- ja logistikaettevõtted nagu DPD Eesti AS, Eesti Post AS, Onninen AS, A. Le Coq AS, Coop Eesti, Kaubaekspress OÜ, Raben Eesti OÜ ja Palmako AS
Vedude maht
500 tellimust päevas, sageli mitu peale- ja mahalaadimist ühe veo jooksul
Enne Planlogi: manuaalsed protsessid pidurdasid kasvu
Varem teostas Rain Transport tellimuste haldust, vedude planeerimist ja dokumenteerimist suures osas Excelis ja veodokumente hallati paberil.
Logistikute töökoormus oli märkimisväärne: hinnanguliselt kulus ühe veo vormistamiseks ja haldamiseks ligi pool tundi. See tähendas 20 tundi nädalas pelgalt paberimajandusele veokorralduses.
Raamatupidamine sõltus autojuhtide tagastatud saatelehtedest, mistõttu viibis tihti arvete väljastamine kliendile ja raha oli kinni kuni allkirjastatud paberid olid laekunud.
Selline lähenemine tekitas mitmeid valupunkte:
Aeglased ja vaevarikkad protsessid
Puudus ühine reaalajas ülevaade kuna veod ja tööülesanded olid algselt Excelis.
Andmete topeltsisestus erinevates süsteemides.
Arved prinditi välja, mille järel liikusid need käsitsi logistikult raamatupidaja lauale.
Vaidlustamiste lahendamine võttis tihti nädalaid või kuid (nt kaamerate läbi kontrollimine).
Suur ajakulu, sest iga samm vajas käsitsi kontrolli, allkirjastamist ja füüsilist edasi andmist.
Vigade tekkimise oht oli suur, sest protsessid olid paljuski manuaalsed ja killustatud.
Paberipõhine veoseleht (CMR) tekitas probleeme
Veoselehed sõltusid tihti saatjast: kui klient ei andnud saadetisega kaasa veoselehte, jäi dokument edastamata.
Sageli polnud autojuhtidel sobivat veoselehe blanketti või jäeti täitmata, et aega säästa.
Probleemid tarnete kinnitamise ja vaidlustuste puhul (näiteks kui kaup oli juba kahjustatud, puudus juhil võimalus seda dokumenteerida, mis võis tähendada, et süüdi jäi autojuht).
Tihti läksid paberkandjal saatelehed kaduma.
Info edastamine autojuhtidele oli aeglane ja vigaderohke
Enne Planlogi saadeti juhile kogu tööinfo SMS-iga. Need olid pikad, detailsed sõnumid, mille koostamisele kulutasid logistikud märkimisväärselt aega ja vaeva.
Kui logistikul jäi info poolikuks, võis juht juba vale kohta sõitma hakata.
Vigade tõttu tekkis tühisõite ja valesti tehtud vedusid varem kuni 10 korda kuus.
Logistikute ajakulu administratiivsetele ülesannetele
Ühe veo planeerimine ja dokumenteerimine võttis enne Planlogi pea 30 minutit (Excel + paber + juhile SMS + jälgimine + arveldamine).
Enne kulus suur osa tööajast administratiivsetele tegevustele, jättes vähem aega põhitööks: planeerimiseks, kliendisuhtluseks ja uute kliendisuhete loomiseks.
Aeglane rahavoog
Varem pidi juht füüsiliselt tooma saatelehe kontorisse (sageli vaid kord kuus, kui auto oli teostamas kaugemaid vedusi). Alles siis sai raamatupidaja arve koostada ja kliendile välja saata.
Kokkuvõttes ei olnud Rain Transport rahul oma tollase töökorraldusega, kuna see oli liigselt aeganõudev ja ebaefektiivne. Nähti selgelt, et on vaja leida uus lahendus mis aitaks vähendada paberimajandust ja käsitööd, kiirendada protsesse ja rahavoogu, ühtlustada töökorraldust ja suhtlust, ning tagada reaalajas veose infovahetus ja nähtavus.
"Enne Planlogi teostasime tellimusi ja vedusi Excelis, ja arved olid kõik paberil. Töö- ja veoinfo saatsime juhtidele SMS-idena, ning juhtus, et kui vahel jäi info juhile poolikuks või nad said valesti aru, oli ta juba valesse sihtkohta teel."
Miks valis Rain Transport just Planlogi?
Tarkvara valikul oli Rain Transporti jaoks kriitiline, et lahendus vähendaks riske ja tooks kiire investeeringu tasuvuse (ROI).
Planlogi kasuks otsustati suuresti kuna see:
Automatiseerib tööprotsessid: info liigub reaalajas logistikult juhile ja tagasi ilma ajakulukate SMS-ide ja paberiblankettideta.
Sisaldab autojuhi rakendust mis töötab nii iOS’i kui Android’i seadmetes.
Kiirendab arveldamist ja parandab rahavoogusid: digitaalsed e-veoselehed ja integratsioon nende raamatupidamistarkvaraga (Noom) võimaldavad arveid väljastada igapäevaselt, mitte kord nädalas või harvem.
Vähendab vigade hulka: juhid saavad süsteemi kaudu täpse tööinfo, lisada fotosid kahjustustest ja kinnitada laadimised, mis vähendab vaidlusi ning kaitseb nii juhte kui ka ettevõtte mainet.
Suurendab logistiku efektiivsust: administratiivse töö hulga vähenemise asemel saavad logistikud keskenduda planeerimisele, kliendisuhtlusele ja kvaliteetse teenuse pakkumisele.
Tagab vastavuse 2027. aastal jõustuvate EU e-veoselehe regulatsioonidega.
"Otsisime lahendust mis parandaks meie töö kvaliteeti ja aitaks säästa nii aega kui raha. Logistikud pidid keskenduma liigselt palju paberitööle ja muudele kohustustele, jättes meile vähe aega planeerimiseks ja klientidega suhtlemiseks."
Kuidas haldab Rain Transport vedusi nüüd Planlogiga?
Nüüd planeerivad ja haldavad Rain Transpordi logistikud kõiki tellimusi ja vedusi Planlogis. Kogu meeskond töötab ühel platvormil ühtsete andmetega, mis vähendab vigu, topeltsisestust ja riski, et midagi jääb sisestamata.
Neil on reaalajas ülevaade kõikide vedude staatusest. Logistik saadab läbi Planlogi juhtidele mobiilirakendusse töökäsud ja näeb kaardilt, kus autod asuvad ja millised saadetised on teel. Autojuhid raporteerivad otse mobiilirakendusest ja korjavad läbi selle ka klientidelt peale- ja mahalaadimise kinnitusi.
Automaatne teavitussüsteem annab osapooltele teada, kui saadetis on edukalt peale võetud, kohale toimetatud ja/või kui ilmneb viivitusi, nii et infovahetus on läbipaistvam.
"Planeerijate ja juhtide koostöö ja kommunikatsioon on nüüd palju sujuvam. Täielik info ja tööülesannete jälgitavus reaalajas on suuresti aidanud meil vähendada tühja sõidu kilomeetreid ja parandanud info kvaliteeti, mis on omakorda toonud kokkuhoidu kütuse- ja tööjõukuludes."
Kogu töövoog alates tellimusest kuni arve välja saatmiseni toimub nüüd kordades sujuvamalt:
Tellimused sisestatakse Planlogi süsteemi.
Logistik jaotab veosed sobivatele veokitele. Siin on abiks ka Planlogi veo-optimeerimise funktsioon (näiteks koondab Planlogi samasse piirkonda minevad saadetised ja pakub tõhusamaid marsruute).
Igal autojuhil on Planlogi mobiilirakendus, kust ta näeb oma päevaplaani, detailseid juhiseid ja informatsiooni veo kohta ja e-veoselehti.
Kauba pealevõtmisel ja üleandmisel täidab juht vajalikud andmed rakenduses, lisab fotod kahjustustest (kui on) ning korjab kliendilt allkirja otse ekraanile.
Allkirjastatud e-veoseleht salvestub koheselt Planlogi süsteemis ja on nähtav kõigile osapooltele.
Raamatupidaja saab juba samal päeval Planlogist välja võtta korrektse arve koos e-veoselehe koopiaga ning kliendile välja saata.
Planlogi kiirendas Rain Transpordi veohaldust ja korraldust 20 kordselt
Planlogi kasutuselevõtt tõi Rain Transportile mõõdetavad tulemused nii ajakulu, vigade kui ka rahavoogude osas. Kui varem võttis ühe veo planeerimine ja dokumenteerimine logistiku jaoks keskmiselt pea 30 minutit, siis täna saab sama töö tehtud vaid ühe minutiga. See tähendab lausa 20 kordset ajakulu vähenemist iga veo kohta.
40% efektiivsem veokorraldus
Logistikute töö efektiivsus on Planlogiga kasvanud vähemalt kolmandiku võrra, sest käsitööd ja topelttööd on oluliselt vähem. 20x ajaline ja rahaline kokkuhoid läbi digitaliseerimise: varem kulus administratiivsele tööle ja paberimajandusele iga veo kohta ligi pool tundi, see tähendas sadu töötunde kuus. Nüüd kulub sama mahu haldamiseks vaid murdosa ajast.
"Kui enne Planlogi läks ühe veo haldamiseks vähemalt pool tundi, siis nüüd kulub samaks tööks vaid minut. Autojuhtidele liigub info edasi reaalajas ja ma saan samal ajal tegeleda juba järgmiste ülesannetega."
80% vähem tühisõite ja tuhandeid eurosid sääste aastas
Iga valesti suunatud sõit tähendas ettevõttele varem suuri rahalisi kahjusid (kütus, tööaeg jne). 7+ päeva kiirem rahavoog: enne pidi juht füüsiliselt tooma saatelehed kontorisse, vahel alles kord kuus. Täna liigub info digitaalselt kohe pärast veo lõpetamist ja arve saab välja saata juba samal päeval.
"Paberimajandus on oluliselt vähenenud ja arveldamise protsessid on palju kiiremad. Me ei pea enam ootama, kuni juhid toovad paberid kontorisse. Kõik on süsteemis olemas ja raamatupidaja saab kliendile arve välja saata kohe."
15 000 € säästetud ja valmidus e-veoselehe regulatsioonideks kindlustatud
2027. aastal saab Euroopa Liidus e-veoselehe kasutamine kohustuslikuks. Rain Transport kasutas võimalust, et soodsatel tingimustel tagada e-veoselehe regulatsioonidele vastavus varakult. Parem kliendikogemus ja maine: digitaliseerimine kaotas olukorrad, kus kliendil puuduks kinnitus kauba kättesaamise kohta. See on parandanud usaldust, info läbipaistvust ja vähendanud kliendi päringuid. Lisaks saavad juhid Planlogis kohe lisada pildid kahjustustest, mis elimineerib vaidlused, ning kaitseb nii autojuhte kui ka ettevõtte mainet.
Rohkem kliendilugusid
Planlogi veohaldus tarkvara
Teosta rohkem vedusi sama meeskonnaga.
Planlogi on pilvepõhine veohaldustarkvara (TMS) Euroopa vedajatele, kus kõik on ühes kohas: tellimuste haldus, veo planeerimine, e-veoseleht (eCMR), autojuhi äpp, reaalajas jälgimine, e-POD ja arveldamine.
Kasutusvalmis vähem kui tunniga · Andmed EL-i andmekeskustes · eFTI-valmis · Loobu igal ajal
