Ants Viljandi digitaliseeris veohalduse Planlogiga ja säästab 10+ tundi nädalas
Ants Viljandi OÜ
Ettevõtte profiil
Ants Viljandi OÜ on Viljandis asuv logistikaettevõte, mis asutati 1991. aastal. Firma põhitegevusalaks on nii Eesti-siseseid kui ka rahvusvahelised autoveod. Lisaks pakub Ants Viljandi ka haagiste renti ja sõidukite remonti. Käesolevas kliendiloos keskendume just kaubavedude digitaliseerimise teekonnale.
Ettevõtte suurus
20 töötajat
Teenindatavad piirkonnad
Siseriiklikud veod Eestis; rahvusvahelised veod lähiriikidesse (peamiselt Eesti-Soome marsruudil)
Vedude maht
300-400 vedu kuus
Enne Planlogi: Excel, paberimajandus ja killustunud info
Varem teostas Ants Viljandi oma veokorraldust peamiselt Exceli tabelite, e-maili ja telefoni teel suhtluse kaudu.
Logistiku töölaual olid lahti korraga mitu programmi: Excel transporditellimuste registrina, Google Maps marsruutide vaatamiseks ning e-post kliendisuhtluseks.
Iga uue veotellimuse lisamine tähendas andmete käsitsi sisestamist tabelisse ja töökorralduse koostamist autojuhile. Töökäsud edastati sageli telefoni, e-maili või sõnumitega, mõnikord prinditi välja paberil, et anda need edasi autojuhile.
Kaubaveo saatelehed (CMR’id) täideti tihti käsitsi või Microsoft Wordis ja prinditi paberkandjal välja.
See kõik tähendas hulganisti topeltsisestamist ja ajakulu, sest sama info tuli sisestada eri kohtadesse ning pabereid tuli sorteerida ja arhiveerida.
Valupunktid enne Planlogiga digitaliseerimist
Info oli väga killustunud ja puudus üks ühtne ülevaade. Osa infot oli Excelis, osa e-mailides, marsruudid eraldi Google Mapsis ja autojuhid pidid iga detaili kinnitamiseks logistikule helistama.
Paratamatult tõi see kaasa:
Topelt andmesisestuse
Viivitused ja eksimused
Kaduma läinud või hilinenud veokirjad
Arvete väljasaatmine alles päevi hiljem
Administratiivtööle kulus hinnanguliselt 10-20 tundi nädalas
Näiteks võis valesti aru saadud aadress või ununenud telefonikõne tähendada seda, et autojuht pidi tegema asjatuid ringe.
Paberil veokirjadega kaasnes risk, et dokument võib kaduma minna või jääda kliendi allkirja oodates kuskile vedelema. Juhtus ka, et mõni veoseleht jäi auto kindalaekasse ning raamatupidamisel jäigi arve välja saatmata.
Samuti tähendas paberveoselehtede kasutamine, et arveldamine venis, kuna arve sai koostada alles siis, kui paberil veoseleht koos kliendi allkirjaga jõudis tagasi kontorisse. Kiiretel Soome vedudel tähendas see tihti, et paberid jõudsid tagasi alles järgmisel päeval või isegi nädala lõpus, mis lükkas ka kliendilt makse laekumise edasi.
Üheks oluliseks murekohaks oli ka töö efektiivsus ja ajakulu. Logistikajuhi hinnangul kulus enne Planlogi kasutuselevõttu igal nädalal kümneid tunde lihtsalt andmesisestusele Excelis, paberite printimisele ja jooksvatele telefoni teel kooskõlastustele.
Just seetõttu hakkas ettevõte otsima lahendust, mis pakuks ametlikult tunnustatud e-veoselehe lahendust ja aitaks vedude korraldust ühtsesse süsteemi tuua.
Miks valis Ants Viljandi just Planlogi?
Sobiva e-veoselehe süsteemi pakkuva transpordihaldustarkvara (TMS) leidmine ei olnud lihtne. Turul on mitmeid pakkujaid, kuid paljud on kas liiga keerulised või kallid väikese ja keskmise suurusega veofirmade jaoks.
Ants Viljandi soovis lahendust, mis oleks kiirelt kasutusele võetav, kasutajasõbralik ning kataks ära nii tellimuste halduse, autojuhtide tööülesannete jagamise kui ka digitaalse veokirja funktsionaalsuse.
"Planlogi puhul meeldis meile, et ühes keskkonnas on olemas nii veotellimuste koostamine, e-veoselehe süsteem, autojuhtide rakendus, digitaalne allkirjastamine kui ka integratsioonid raamatupidamisega. See kattis ära kõik meie vajadused kohe algusest peale."
Planlogi täitis tingimused:
Ühes keskkonnas: veotellimused, töökäskude edastamine, e-veoselehe süsteem, allkirjastamine, arveldamine
Mobiiliäpp juhtidele eesti keeles
Täielik ülevaade teel olevatest saadetistest
Reaalajas dokumentide jagamine kliendile ja raamatupidamisele
Planlogi juurutamine meeskonnas
Planlogi spetsialistid aitasid importida olemasolevad kliendiandmed ning seadistada veokid ja juhid süsteemis. Juba samal nädalal algasid esimesed sõidud uue TMS-i abil.
"Suur eelis meie jaoks oli Planlogi tugitiimi kättesaadavus ja paindlik lähenemine. Neil oli iga meie küsimuse jaoks lahendus olemas ning nad olid alati käepärast."
Planlogi e-Veoseleht kiirendas märkimisväärselt arveldust ja vähendas vigu
Kõige suurem kvaliteedihüpe tuli Ants Viljandi jaoks digitaalse saatelehe (e-veoseleht ehk eCMR) kasutuselevõtust.
Märkimisväärne on see, kui kiiresti võttis kogu meeskond uue lahenduse omaks. Gerdi sõnul olid nad veidi mures, kuidas kogenumad autojuhid digitaalse veokirja ja äpiga harjuvad, kuid reaalsus oli üllatavalt positiivne.
Planlogi autojuhi rakendus on saadaval eesti keeles ning tehtud võimalikult lihtsaks: juht näeb sealt oma saadetise andmeid, sihtkoha aadressi (koos kaardirakenduse juhistega) ja saab kohapeal kohe saatelehele allkirja võtta.
Logistik koostab Planlogis veotellimuse alusel e-veoselehe, mis on autojuhile mobiili rakenduses nähtav
Autojuht võtab kauba üleandmisel saajalt telefonis või tahvelarvutis allkirja
Digiallkirjastatud eCMR liigub koheselt Planlogi keskkonda, kust kõik osapooled (vedajad, saatjad ja saajad) näevad, et vedu on üle antud ja saavad PDF-formaadis veokirja alla laadida
Ajaline ja rahaline võit — Varem võis arve koostamine võtta päevi, nüüd aga saab arve välja saata samal päeval. Digitaalne veokiri tähendab, et kliendilt allkirja saamise järel pole vaja oodata füüsilist paberit.
Vähem vigu ja kindlamad protsessid — Digitaalne veokiri vähendas ka inimlikke eksimusi. Kui paberil veoselehte täites võis juht midagi loetamatu käekirjaga märgistada või unustada, siis Planlogi äpis on põhiväljad (nagu kauba kogus, kaal, aadressid jne) juba eelnevalt täidetud logistiku poolt. Autojuhil tuleb vaid vajadusel lisada märkused või teha fotod (näiteks kahjustuste kohta) ning võtta allkirjad. Kõik osapooled saavad kohe korrektse ja ühtse info, mis vähendab arusaamatusi.
Lisaks ei lähe e-veoselehe dokument kaduma. See on turvaliselt pilves salvestatud ja vajadusel kättesaadav sekunditega. Kui varem tuli mõnikord klientidele saata skaneeritud paberveoseleht hiljem järele, siis nüüd jagab Planlogi süsteem soovi korral digitaalse CMR-i otse kliendi emailile või annab võimaluse kliendil endal see Planlogi kliendiportaalist alla laadida.
"Meie koostööpartneritele väga meeldib, et nad saavad oma kauba saatelehe kohe emailile, ei mingit ootamist."
Planlogi transpordihaldustarkvara (TMS) lihtsustas ja kiirendas veokorraldust
Lisaks e-veoselehele on Planlogi TMS’ist olnud Ants Viljandile kasu laiemalt kogu veoprotsessi korraldamisel.
Siin on mõned olulisemad funktsioonid ja lahendused, mis on igapäevatöös end eriti tõestanud:
Töökäskude digitaalne jagamine — Kui varem tuli autojuhile saata sõidujuhised telefoni teel või paberil, siis nüüd toimub kogu veohaldus Planlogi kaudu. Logistik sisestab süsteemi veotellimuse andmed ja määrab tellimusele konkreetse autojuhi ning veoki. Juht saab kohe teavituse oma Planlogi mobiilirakenduses. Uus tööülesanne kuvatakse talle koos kõigi detailidega. Juhil on selge, kuhu ja millal minna ning mis kaupa veetakse. Lisaks saab logistik jälgida reaalajas, kas juht on ülesande vastu võtnud ning kas ta on teel või juba kohale jõudnud. See on tõstnud töökorralduse läbipaistvust nii kontoris kui ka auto kabiinis.
Kiire kasutuselevõtt ja kasutusmugavus — Planlogi lihtne ja loogiline kasutajaliides on osutunud suureks eeliseks. Uute vedude sisestamine on tunduvalt nobedam kui Excelis. Ettevõtte hinnangul on tellimuste vastuvõtt ja sisestus nüüd mitmeid kordi kiirem.
Integratsioon Rapid raamatupidamistarkvaraga — Planlogi liidestus Rapid tarkvaraga võimaldab Ants Viljandil müügiarved Planlogist otse nende raamatupidamistarkvarasse importida. Kui veose tellimus on lõpetatud ja digitaalne saateleht allkirjastatud, saab Planlogi keskkonnas ühe nupuvajutusega luua müügiarve, mis liigub automaatselt nii Rapidisse kui kliendi e-mailile. Raamatupidaja ei pea enam käsitsi arveid sisestama, vaid saab üle vaadata ja kinnitada Planlogist tulnud arved.
"Integratsioon Planlogi ja meie raamatupidamistarkvara, Rapidi, vahel oli meile ülioluline, et vältida topelt andmesisestust ja automatiseerida arveldamise protsessid."
Autojuhi rakendus ja dokumentide jälgimine — Planlogi autojuhi äpp on olnud võtmetähtsusega vahend juhtide kaasamisel. Selle kaudu näevad nad töögraafikut, teekonna juhised ja ka kõiki vajalikke veodokumente. Lisaks näeb ka logistik süsteemist, milliste saadetiste eCMR-id on juba allkirjastatud ja laekunud ning millised on veel ootel.
Kiirem reageerimine ja ülevaade — Planlogi tervikliku TMS’i kasutuselevõtt on andnud Ants Viljandi logistikutele parema kontrolli vedudehalduse üle reaalajas. Kõik tellimused, autod ja kaubad on ühes kohas nähtavad. Näiteks kui klient helistab küsimusega, kus tema saadetis on, saab logistik sekunditega Planlogist vaadata, kas vedu on pooleli, kohaletoimetatud või on juhilt mõni teade tulnud. See paindlikkus on suurendanud ettevõtte võimekust kasutada oma ressursse efektiivsemalt.
Tulemused Planlogiga: 15% tõhusam töö ja rahulolevamad kliendid
Planlogi kasutuselevõtt on Ants Viljandil aidanud saavutada 15% tõhusama ja kiirema veokorralduse. See võit tuleb peamiselt tänu administratiivse ajakulu vähenemisele: andmesisestus, paberite käsitlemine ja topeltkontroll on viidud miinimumini.
15% ajasääst nädalas tänu vähenenud käsitööle
Vähem andmesisestust, topeltkontrolle ja telefonikõnesid. Efektiivsem töökorraldus: logistikud saavad rohkem keskenduda planeerimisele ja neil on vähem administratiivtööd dokumentidega.
Vähem vigasid
Standardiseeritud digiprotsessid vähendavad inimlikke eksimusi nii logistikutel kui juhtidel. Autojuhtide rahulolu: autojuhid hindavad paberivaba tööpäeva ja lihtsat Planlogi mobiilirakendust. Kõik vajalik on taskus olemas.
Kordades kiirem arveldus ja rahavoog
Digiallkirjastatud e-veoseleht saadetakse välja sekunditega kõikidele osapooltele, arve läheb välja samal päeval ja raha laekub varem. Läbipaistvam infoliikumine klientidele ja partneritele: kliendid näevad tellimuste staatust reaalajas. Vähem kõnesid ja emaile. Rohkem usaldust. Suurem konkurentsieelis: tänu paberivabale veokirjale on Ants Viljandi atraktiivsem partner ka suurtele firmadele ja ekspedeerijatele.
Kokkuvõte
Ants Viljandi edulugu näitab, kuidas ühe traditsioonilise veofirma digitaliseerimine võib tuua kaasa märkimisväärseid hüvesid. Planlogi TMS ja e-veoselehe platvormi kasutuselevõtt on lahendanud paljud varasemad kitsaskohad, alates Exceli-tabelite ajastust tulnud segaduse likvideerimisest kuni paberimajanduse vähenemiseni.
Kõik need muutused on toimunud valutult ja kiiresti. Vaid mõne kuuga on ettevõte end ümber kujundanud efektiivseks ja kaasaegseks vedajaks, kus info liigub reaalajas ja tööprotsessid sujuvad tõrgeteta.
Rohkem kliendilugusid
Planlogi veohaldus tarkvara
Teosta rohkem vedusi sama meeskonnaga.
Planlogi on pilvepõhine veohaldustarkvara (TMS) Euroopa vedajatele, kus kõik on ühes kohas: tellimuste haldus, veo planeerimine, e-veoseleht (eCMR), autojuhi äpp, reaalajas jälgimine, e-POD ja arveldamine.
Kasutusvalmis vähem kui tunniga · Andmed EL-i andmekeskustes · eFTI-valmis · Loobu igal ajal
