Kas oled mõelnud, milline näeb välja tulevik transpordi valdkonnas? Olenemata sellest, kas vead kaupu maanteel, merel või õhus, siseriiklikult või rahvusvaheliselt, tuleb Euroopa Liidus peagi suur muudatus, mis muudab kõik veoselehed digitaalseks. Kas sinu ettevõtte on selleks valmis?
Selleks, et ajaga kaasas käia on vajalik logistika haldustarkvara (TMS), mis võimaldaks ühendust e-veoselehe platvormiga, mis registreeriks veoselehe Eesti e-veoselehtede registris (electronic Freight Transport Information), mis omakorda on ühendatud kõigi teiste riikide e-veoselehe keskkondadega. Kui sul on vastava logistika haldustarkvara olemas tuleb see liidestada sertifitseeritud ja tunnustatud e-veoselehe platvormiga.
Käesolev artikkel aitab sul mõista, kuidas valida endale õige partner ning kindlustada, et sinu ettevõte vastaks e-veoselehe nõuetele.
Miks on kriitiline võtta kasutusele e-veoselehe tarkvara 2025?
2025 aasta alguses rakendusid esimesed eFTI regulatsioonid, mis võimaldasid e-veoselehe süsteeme arendavatel ettevõtetel alustada digitaliseerimise ja liideste loomise lahenduste loomisega. 9 Juuniks 2027 peavad kõik veoselehed olema kättesaadavad standardiseeritud elektroonilisel kujul vastavalt määrusele (EL) 2020/1056. Hetkel on võimalik kasutada toetust, millega teha vajalik üleminek ning valmistuda ette tulevaseks muutuseks logistikasektoris.
Juhul kui sul pole e-veoselehe tarkvara siis selle juurutamine nõuab nii aega kui ka ressursse, mistõttu on kriitiline alustada juba täna. Allpool on 10 põhilist teemat, millele peaks valikut tehes mõtlema.
1. Kuidas haldad oma vedusid täna?
Sõltuvalt sellest millist lahendust kasutad, määrab see ära, millised on sinu järgmised sammud.
Mida küsida:
Kas kasutad vihikut ja pliiatsit?
Kasutada Google Sheet’i või Excelit?
Kas sul on olemas standardne pilvepõhine logistikahaldustarkvara (TMS)?
Sul on erilahendus, millega oma logistika lahendust korraldada?
Või sa ei tea midagi, autod sõidavad logistika firma all?
Lahendused
Kui kasutad paberi ja pliiatsi lahendust, siis see on kõige kaugem e-veoselehe lahendusest. Siinkohal tuleb arvestada, et logistika haldus tarkvara kasutusele võttes tuleb tööharjumusi palju muuta. Kui vanasti tegeleti tellimustega detailsemalt hiljem, kui tuli teha arveldust siis nüüd peab olema vajalik info olemas juba enne alustamist.
Kui sa juba kasutada vedude haldamisel Google Sheeti või Exceli faile, siis see on juba samm edasi. Olemas on vajalik tööharjumus ja süsteemne lähenemine. Kuigi Google Sheet’id ja Excel on digitaalsed lahendused, ei ole neist võimalik lugeda eVeoslehe informatsiooni e-veoselehe platvormidele usaldusväärselt. e-veoselehe üks platvormide olulisi eesmärke on teha ka vajalik veoselehe andmete kontroll, mis võimaldab tagada e-veoselhe korrektsust. Paraku Google Sheet ja Excel võimaldavad olla igal ühel nii öelda kunstnikud, ning teha sellest neile vastav süsteem, mis aga kahjuks pole süsteemselt käsitletav. Transpordi haldus süsteem peab garanteerima veoselehele masinloetavat info, mis vastab kindlale struktuurile ja edastatakse automaatselt kõigile osapooltele.See muudab sinu veoselehe protsess digitaalseks ja paberivabaks: info sünnib digitaalselt ja liigub automaatselt ilma topelt‑sisestamiseta, lisatakse juurde ainult vajaliku informatsiooni ning kõik talletatakse ühtses süsteemis.
Kui sul on juba olemas logistika haldustarkvara, mis suudab väljastada veoselehe informatsiooni digitaalselt siis sinu jaoks tähendab see, et vaja on valida e-veoselehe platvorm kellega ehitada veoselehtede registreerimise süsteem üle API liidese. Kui sinu logistika haldustarkvara ei genereeri vajalikus formaadis digitaalset informatsiooni, puudub API võimekus või pole enam kasutatavatele tarkvarale tuge siis peab arvestama, et ees seisab vajadus välja vahetada kasutatav logistika haldustarkvaraga, millel oleks vastav võimekus. Paraku inimeste ümber õppimine on alati ajamahukas tegevus ning see tähendab väga mahukat olemasoleva süsteemi funktsionaalsuse eelnevat kaardistust.
Kui kogu see logistiline planeerimine ja veokirjade koostamise jutt, tundus sinu jaoks üleliigne aga siiski omad autosid ja juhte siis tõenäoliselt teed alltöö võttu mõne suurema logistika all nagu DSV, Schenker, DHL vms. Ka nende tellimuste informatsioon liitub lõpuks e-veoselehe süsteemiga. Sinul alltöövõtjana tuleks täna valida välja üks platvormidest kellega liituda ning jääda ootele, kui neilt tulevad digitaalsed veokirjad, et kogu protsessi korraldada läbi oma e-veoselehe platvormi.
2. Kui sul on vaja logistika haldustarkvara?
Sobiva lahenduse valimine võib osutada päris keeruliseks, sest turul on palju erinevaid pakkujaid. Soovitav on esmajärjekorras valida teenusepakkuja, nagu Planlogi, kes pakub nii e-veoselehe platvormi kui ka logistika haldustarkvara. See võimaldab sul keskenduda ainult oma igapäeva tööks vajalike funktsioonide valideerimisele ning lahendus ise tagataustal tegeleb kogu e-veoselehe platvormide vahelise infovahetusega. See vähendab kogu tehnilist keerukust selles protsessis, mis muudab kogu protsessi keerukaks ning kulukaks.
Lahenduse valideerimisel mõtle oma tööprotsessile ja vaata kuidas see sobib sinu igapäeva töövoogu. Muutus on paratamatu ja oluline on hinnata kas see liigub paremas suunas, et sinu igapäevast põhitööd saab efektiivsemalt kokkuvõttes tehtud - alates tellimuste loomisest ja autode planeerimisest kuni informatsiooni jagamise ja arveldamiseni.
Enne kui valid e-veoselehe partneri või uue logistika haldustarkvara, kaardista, millised funktsioonid on missioonikriitilised.
Kas logistikahaldus tarkvara sisaldab e-veoselehe süsteemi?
Millised on võimalused tellimuste vastuvõtmiseks/sisestamiseks?
Kas veoseleht vastab nõuetele?
Kuidas toimub planeerimise protsess autodele?
Kas on vajadus/võimalus grupikauba logistikaks?
Kuidas toimub autojuhi töökorraldus?
Kuids toimub arveldus?
☝️Kui sul on juba oma logistika haldustarkvara siis vajad vaid sertifitseeritud e-veoselehe partnerit kellega ehitada e-veoselehe liides.
☝️Kui täna kasutatava logistikahaldus tarkvara funktsionaalsuses on puudujääke, on hea võimalus kaaluda uut lahendust, mis juba sisaldab endas e-veoselehe platvormi funktsioone.
Mis olulised põhifunktsioonid peaksid olema korralikul logistika haldustarkvaral?
Logistika tellimuste ja toimingute haldamine alates autode planeerimisest, marsruutimisest, ja reaalajas tellimuse jälgimisest, kuni ümberkorraldamise, e-veoselehe ja arvelduseni paari klikiga. Info on kättesaadav kõikidele osapooltele reaalajas ühel platvormil, ilma topelt sisestusteta.
Toimingute dokumenteerimine ja dokumentide digitaalne haldamine ühes süsteemis.
Süsteem pakub rollipõhist jälgitavust: logistik näeb koormust, juht näeb juhiseid, klient näeb reaalajas saadetise asukohta ja kohaletoimetamist.
Analüütika kuvab tulemuslikkuse (hinna ja mahtude statistika, täidetud vs tühisõidud, tarnijad vs kliendid) reaalajas.
Integratsioonid ja automatiseerimine tagavad pideva andmete vahetuse erinevate tarkvarade vahel. Näiteks: Arved jõuavad raamatupidamistarkvarasse automaatselt reaalajas.
3. Kui lihtne on kasutatavus?
Muutuste läbiviimine võib olla keeruline. Protsesside muutmisel on olulised võtmeküsimused nii uue tarkvara lihtsus ja kasutajamugavus kui otsustajate ja meeskonna koostöö töövoog.
Kui lihtne näeb välja lahendus?
Kas lahenduse protsess vastab tänasele töökorraldusele?
Kas tarkvara on intuitiivne ja korduvate kasutus mustritega?
Kas teenuse pakkuja pakub ka koolitust?
Milline on õppematerjalide ja tugiteenuse kättesaadavus?
Praktilised soovitused e-veoselehe tarkvara valikul
Oluline on veenduda et e-veoselehe rakendus on juhtidele maksimaalselt lihtne kasutada. Juhi tegevused peaksid olema selged ja loogilised. Lisaks, jälgi, et autojuhi rakendus oleks allalaaditav erinevatele seadmetele kõigist peamistest äpi poodidest (Android ja iOS).
Kuna kõik autojuhid ei pruugi olla suured tehnoloogia sõbrad, siis peaks olema kasutus mustrid lihtsad, loogilised ja korratavad, et uue programmi omandamine oleks võimalikult lihtne. Siiski ei ela me ideaalses maailmas, seega on vaja tagada võimekus, et vajadusel saab logistik autojuhi raporteerimised lõpuni vormistada ka logistika süsteemis.
4. Kas rakendus teeb autojuhtide elu lihtsamaks?
Mis keeles on äppi vaja kasutada?
Kas äpp või autojuhi põhine?
Kas autojuht on infoga ülekoormatud või näeb ainult seda mida vaja?
Kas autojuhile saab saata teateid läbi äppi?
Kuidas lahendatud pildistamine ja allkirjastamine?
Praktilised soovitused e-veoselehe tarkvara valikul
Mugavaks kasutamiseks juhtidele peaks olema e-veoselehe rakendusel selged, korduvad nupud ja töövood. Veendu, et logistiku sisestatud informatsioon vajalikus koguses oleks näha selgelt autojuhile. Dokumendid ja info mida autojuht sisestab oleks näha ka logistikule logistika haldus keskkonnas.
☝️ Vaata kas autojuht ühes tegevuses peab tegema üle kolme tegevuse, et saada maha või pealevõtmine tehtud. Mida korratavam, seda lihtsam.
5. Kas tarkvaral on API ühendused?
Kas e-veoselehe süsteemil on API liidestuse ja integratsioonide võimekus?
Kuidas käib liidestamine teiste süsteemidega (logistika haldustarkvara, ERP, raamatupidamine jne)?
Kas API liides nõuab edaspidi ka hoolt? Kui jah siis kui palju?
Millised tarkvarad on võimalik omavahel liidestada ning kuidas hakkavad andmevood liikuma?
Praktilised soovitused e-veoselehe partneri valikul
Vali e-veoselehe partner, kellel on sinu praeguse logistika haldustarkvaraga valmis API liidestamise kogemus või kui sul pole logistika haldus tarkvara vali selline, kellel on olemas mõlemad. Nii väldid aastaid kestvat kallist arendust. Lisaks, veendu, et oleks olemas avalik API, mis võimaldab tulevikus sul vastu võtta ka tellimusi oma klientidelt.
6. Kas süsteem ühildub raamatupidamisega?
Kogu tellimuste haldamise tsükli kiireks ja mugavaks muutmisel on oluline, et sinu logistika haldustarkvara ühilduks ja liidestuks hästi ka sinu raamatupidamistarkvaraga. (See osa pole nõutud e-veoselehe platvormidelt.)
Arvete protsessi halduses on lisaks ühilduvusele raamatupidamisega ka oluline, et kliendile läheks välja eArve ning lisatakse kaasa kõik vajalikud lisa dokumendid (digitaalne e-veoseleht).
Kas pakutav logistika haldus tarkvara süsteemid „räägivad“ ka sinu raamatupidamistarkvaraga?
Kas sinu ja su meeskonna elu läheb lihtsamaks kui TMS, e-veoseleht ning raamatupidamistarkvara suudavad andmeid omavahel vahetada?
☝️Terviklikud logistikahaldustarkvara platvormid, nagu Planlogi, genereerivad arved sinu eest ning edastavad need automaatselt raamatupidamistarkvarasse.
7. Kui suur on e-veoselehe tarkvara kuutasu?
Milline on ühekordne juurutamise projekti hind?
Kui suur on järgnev kuutasu?
Mis sisaldub kuutasus?
Kuidas kujuneb kasutus hind (saadetisi 1 000 vs 10 000)?
Praktilised soovitused e-veoselehe partneri valikul
Enamik platvorme liitumise tasud on analoogsed. Küll aga erinevad hiljem lisanduvad kuutasud, mis sõltuvad süsteemide funktsionaalsusest. Üldiselt võib hindu vaadelda kas saadetiste arvust lähtuvalt või sõidukite arvust.
Üldjuhul jääb ühe sõiduki äppi kasutuse litsentsihind €20–35 veoauto kohta kuus nign mahu põhistel lahendustel on veoselehe hinnaks €0,5–1,00 iga e-veoselehe eest. Siinkohal on väga oluline reaalselt jälgida, mida partner pakkub. Nagu enne mainitud, sõltuvalt lahenduse funksioonidest võib hind erineda.
Kindlasti on oluline kriteerium hind. Tihtilugu läheb kombinatsioon kus logistika haldustarkvara on ühelt pakkujalt ning e-veoselehe platvorm on teiselt pakkujalt, on kogu hind tavaliselt kallim. Kõige optimaalsem hind on siis, kui mõlemad osad on ühendatud samas pakkujas. Lisaks hinnale pole ka vähem tähtis pakkuja maine.
8. Kas suhtlus sujub ladusalt?
Üks olulisemaid aspekte iga arendusprojekti juures on kommunikatsioon partnerite vahel. Tööd teevad ju lõpuks inimesed omavahel ning hea koostöö aitab võimalikke probleeme lahendada nii, et kõik osapooled tunneks end kaasatuna ning tulemus on optimaalne.
Kas suhtlemine on selge, asjakohane, konkreetne ja konstruktiivne?
Kas sa tahaksid nende inimestega ka pikaajaliselt koostööd teha?
Milline on minu partneri logistika taust?
Praktilised soovitused e-veoselehe partneri valikul
Tõsiseltvõetav pikaajaline partner tunneb logistika valdkonda põhjalikult, tegutseb usaldusväärse eksperdina ja aitab sul tarkvarast kogu potentsiaali välja võtta. Muidugi ka inimesed kes seda teevad. Kui inimestel kellel silmad säravad ja on entusiasm asja teha on ka võimekust sinu probleemidele lahendusi leida.
See milline on tunne inimestega suheldes ja on nende kättesaadavus ja reageerimise kiirus näitab palju ettevõtte kultuuri ja suhtumise kohta.
Vajad partnerit kes toetab sinu ettevõtte arengut tehnoloogiliselt, kui ka suudab jagada oma kogemus parimate lahenduste koha.
Kuna kogu e-veoselehe lahendus on juurutamisel riiklikul tasemel ning ka teiste liikmesriikide juures siis sinu partner on nagu sinu esindaja. Vaata kas sa valiksid selle mehe või naise ennast esindama oma küsimustes ning kas see on selline inimene või inimesed kes suudavad sind esindada.
9. Teenusepakkuja on usaldusväärne?
Milline on teenusepakkuja taust?
Mis valdkonnas ta täpselt tegutseb?
Kes on tema senised kliendid ning milliseid teenuseid on ta neile pakkunud?
Kas teenuse pakkuja tundub usaldusväärne?
Praktilised soovitused partneri valikul
Tarkvara arendus on taustalt lihtne aga sisult keeruline. Väga raske on teha lihtsat lahendust, sest see nõuab 10x rohkem tööd kui lihtsalt lahenduse loomine, mis põhimõtteliselt teeb töö ära. See võtab aastaid aega, et omandada valdkonna teadmine ning võimekus luua lihtsaid lahendusi.
Seepärast on üheks oluliseks faktoriks, et arendajal on vastav taust, mis loob eelduse selles valdkonnas lahenduse loomiseks. Pikaajaline taust annab kinnitust, et läbi on käidud kõik õpikogemused ja pakutav lahendus on parim, mis saab olla. See vähendab riski, et lahendus kaob turult või on liiga keeruline kasutada, kõigi platvormide jaoks on kriitilise tähtsusega kasutajate maht kes neid kasutavad. Selles osas, milline on nende liikumise kiirus saab aimu avalikest kanalitest või ka koduleheküljel nende süsteemiga liitunud klientidest.
10. Kas projekt on realistlikult käivitatav?
Kas selle protsessi käivitamine ja edukas koostöö tundub reaalselt võimalik?
Millised on ajagraafik, edukriteeriumid ja millal jõuaksime “go‑live” hetkesse?
Kas ja kuidas on kogu käivitus-protsess teenuse pakkuja poolt toetatud?
Kas neil on eelnevaid kogemusi sarnaste logistikaettevõtete projekti eduka toetamisega? Mis on eelnevad kliendid öelnud oma kogemuse kohta?
Praktilised soovitused projekti käivitamise hindamiseks
Võimalusel, küsi sarnaste ettevõtete kontakte, kes on lahenduse hiljuti juurutanud, ja võta nendega otse ühendust, et saada ausat tagasisidet. Palu teenusepakkujalt täpne teostuskava, kus on selgelt kirjas peamised tähtpäevad ja tegevused, vastutajad ja sinu ettevõtte ressursivajadus. Lepi varakult kokku regulaarsed ülevaatus koosolekud, nende osalejad ja rollid ning kontrolli, et vajalikud inimesed on sel perioodil saadaval ning kontaktid vahetatud.
Tihti on logistika äri volatiilne. Ära planeeri tegevusi oma tipp hooaja peale või puhkuste perioodi. Pigem vali selline periood, kus keskkond soodustab ka sinu meeskonnal uue lahenduse omandamist ja oma tööprotsesside muutmist. Millegi uue õppimine võtab alati esmalt 4x rohkem aega. Isegi siis, kui see uus on 4x lihtsam vanast. Tea seda ja planeeri oma tegevusi vastavalt.
Kokkuvõtteks
Hea e-veoselehe platvorm ei ole lihtsalt digitaalne “pdf”, vaid integreeritud andmeraudtee, mis ühendab sinu logistika haldustarkvara, raamatupidamise ja riikidevahelised e-veoselehe registrid. Liitu võimalikult vara, et olla muutustega kaasas ning loo oma teenusepakkujaga usaldusväärne partnerlus, et enne kohustusliku muutumist saaksid kõik nüansid läbi käidud ning tegevused selgeks.
Logistika valdkonnas muutub see iga päev aina tavapärasemaks nagu kaardimakse poes, mis samuti kunagi oli uus ja uudne, kuid tänapäeval iseenesest mõistetav. Need, kes liiguvad muutusega kaasa seavad ennast äriliselt paremasse situatsiooni kui konkurendid, seega vali endale sobiv e-veoselehe süsteemi partner juba täna.
Planlogi – juhtiv eFTI platvormi arendaja
Planlogi on juhtiv platvorm Eestis, mis toetab eFTI süsteemi arendamist ja rakendamist. Meie loodud tarkvaralahendused aitavad logistikaettevõtetel sujuvalt üle minna digitaalsetele saatelehtedele ja integreeruda rahvusvahelise transpordiga. Planlogi pakutav lahendus on paindlik ja toetab nii väikeseid kui ka suuri logistikavõrgustikke, pakkudes samas tuge CMR-i ja teiste transpordidokumentide digitaliseerimisel.
Planlogi tarkvara on loodud selleks, et ettevõtted saaksid e-veoselehte kasutada hõlpsalt ja tõhusalt. Meie süsteemid vastavad nii Euroopa Liidu nõuetele kui ka kohalikele seadustele, aidates ettevõtetel viia oma logistikatarkvara vastavusse eFTI standarditega.
Korduma kippuvad küsimused
Miks on oluline valida õige e-veoselehe tarkvara?
2025. aastal rakendusid esimesed eFTI regulatsioonid, mis võimaldavad digitaliseerida veoselehed. 9. juuniks 2027 peavad kõik veoselehed olema elektroonilised. Õige tarkvara valimine juba täna tagab sujuva ülemineku, vähendab riske ja kulusid ning valmistab ettevõtte ette EL-i nõuetele vastamiseks.
Milliseid põhiküsimusi peaksin küsima enne e-veoselehe tarkvara valimist?
Oluline on hinnata: kuidas hallatakse vedusid praegu, kas on olemas logistika haldustarkvara (TMS), kas tarkvara on intuitiivne ja lihtne kasutada, kas autojuhtidele on mugav rakendus, kas süsteemil on API liidestused ja integratsioonid, kas tarkvara ühildub raamatupidamisega, milline on kuutasu ja hinnamudel, kas partner on usaldusväärne ning kas projekti käivitamine on realistlik.
Miks on TMS (logistika haldustarkvara) oluline e-veoselehe süsteemis?
TMS võimaldab hallata tellimusi, marsruutimist ja autojuhtide töövooge digitaalselt ning genereerida veoselehe andmed masinloetavas formaadis. See võimaldab sujuvat andmevahetust e-veoselehe platvormi ja teiste süsteemidega ning vähendab topeltsisestuse vajadust ja vigade riski.
Milliseid funktsioone peaks e-veoselehe tarkvara autojuhtidele pakkuma?
Autojuhtide rakendus peaks olema selge, loogiline ja lihtne kasutada, kuvama ainult vajaliku info, võimaldama digiallkirja ja pildistamist, edastama teateid ning integreeruma TMS-iga, et kõik autojuhi tegevused oleksid reaalajas jälgitavad.
Miks on API-liidestuse olemasolu oluline?
API-liidestus võimaldab e-veoselehe süsteemil sujuvalt integreeruda olemasoleva TMS-i, ERP ja raamatupidamistarkvaraga, edastada andmeid automaatselt ja vältida kallist ja aeglast kohandamist tulevikus.
Kuidas hinnata e-veoselehe tarkvara kulusid?
Tuleks küsida ühekordse juurutamise projekti hinda, kuutasu suurust, mis sisaldub kuutasus ja kuidas kujuneb hind erineva saadetiste või sõidukite arvu korral. Optimaalne on, kui e-veoselehe platvorm ja logistika tarkvara on samas pakkujas, vältimaks topeltsisu ja lisakulusid.
Mida kontrollida tarkvara pakkuja usaldusväärsuse hindamisel?
Kontrolli teenusepakkuja tausta, valdkonna kogemust, seniseid kliente ja lahendusi, suhtlemist ja koostöövõimet. Pikaajaline kogemus logistikasektoris annab kindluse, et tarkvara on testitud ja töökindel.
Kuidas hinnata projekti realistlikkust ja juurutuse edukust?
Uuri ajagraafikut, 'go-live' hetke, edukriteeriume ja teenusepakkuja toetust. Võta kontakti sarnaste ettevõtete klientidega ja palu teostuskava, mis kirjeldab tegevusi, vastutajaid ja ressursivajadust. Planeeri käivitus perioodiks, kus meeskond saab uue lahenduse omandada.
Kuidas hinnata tarkvara lihtsust ja kasutajamugavust?
Vaata, kas tarkvara töövood vastavad igapäevasele töökorraldusele, kas see on intuitiivne ja korduvate mustritega. Veendu, et autojuhtide rakendus oleks selge, lihtne ja toetaks koolitust ja tugimaterjale.
Miks on oluline valida e-veoselehe partner võimalikult vara?
Varajane liitumine võimaldab testida süsteemi, koolitada meeskonda, integreerida tarkvara ja vältida viimase hetke tehnilisi ja regulatiivseid probleeme enne eFTI nõuete kohustuslikku rakendumist.
