Kuidas Planlogi aitab vedajatel hallata kütuselisatasusid, tühikilomeetreid ja rahavoogu

Ettearvamatul kütuse turul on vedajate jaoks küll üks probleem kütuse hind ise. Kuid tegelik surve ilmneb tavaliselt selle ümber olevates puudujääkidest: käsitsi jälgitavad lisatasu reeglid, välditavad tühikilomeetrid, aeglane arveldamine ja nõrk nähtavus selle kohta, millised ringid on veel tegelikult tööd väärt. Just siin annab üks korralik vedaja-keskne TMS-tarkvara tõeliselt suure eelise, tagades praktilise viisi hoida hinnastamisloogika, planeerimine, tarnetõend, arveldamine ja aruandlus ühendatult ühes töövoos. Planlogi on loodud aitama vedajatel just kõike seda paremini käsitleda.

Excel'i, mälu ja käsitsi info ja töökäskude üleandmisele toetumise asemel saavad vedajad hoida kliendipõhise hinnastamisloogika ühes pilvepõhises keskkonnas, teha kiiremaid ja targemaid otsuseid, vähendada raisatud liikumist ja liigutada lõpetatud töö kiiremini arveldusse.

See artikkel näitab, kuidas Planlogi aitab vedajatel puhtamalt hallata kütuselisatasusid, vähendada välditavaid tühikilomeetreid ja kaitsta rahavoogu, ajal mil tulud on surve all.

See on kolmas osa seeriast „Tõusvate kütusekuludega toimetulek: juhend vedajatele". Loe ka esimest ja teist osa allpool.

Kuidas aitab Planlogi vedajatel toime tulla kütusehinna volatiilsusega

Kui kütusehind hüppab, ei tule suurim kahju ainult kütuse hinnast endast. See tuleb aeglastest või segastest reaktsioonidest ettevõtte sees. All pool toome välja mõned klassikalisemad kitsaskohad, mida Planlogi vedajatel vältida aitab.

Hoia kütuselisatasu loogika Excel'ist eemal

Excel ja pliiatsi-paberiga loogikad muutuvad kiiretel aegadel eriti riskantseks. Üks ununenud uuendus, üks vale kliendireegel või üks meelest läinud erand võivad muutuda tululekkeks.

Parem lahendus on leppida kliendiga kokku baaskütusehind, defineerida kütuselisatasu või BAF-reegel ning panna see loogika Planlogi süsteemi. Siis rakendab Planlogi seda järjepidevalt, selle asemel et tugineda mälule või käsitsi kontrollidele.

See on veelgi olulisem, kui erinevatel klientidel on erinevad hinnastruktuurid. Planlogi aitab vedajaid just nende vajadustega, sealhulgas kütuselisatasude, tsoonipõhise hinnastamise ja integreeritud arveldustööprotsessidega.

Kliendipõhised hinnastamisreeglid ühes kohas

Kui igal kliendil on oma hinnastamisloogika ja pool sellest elab logistiku mälus, muutub kütusevolatiilsus raskemini hallatavaks. Ühel kliendil on diislikütuse klausel. Teisel on igakuine ülevaatus. Kolmas rakendab lisatasu ainult teatud liinidel.

Kõigi nende reeglite hoidmine Planlogi's, konkreetse kliendi külge lisatuna, muudab lepingu täitmise puhtamaks. Logistikud ja raamatupidamine töötavad kõik sama loogika järgi. See vähendab sõltuvust mälust, märkmetest ja käsitsi topeltkontrollimisest. Vedajatele, kes tegelevad erinevate töödega paljude klientide ja liinide vahel, on selline kontroll palju olulisem, kui see rahulikumal ajal tunduda võib.

Vähenda tühikilomeetreid parema planeerimise abil

Kütusevolatiilsus karistab raisatud liikumist kiiresti. Just seetõttu on veoplaneerimise efektiivsus ülioluline. Kui logistikud näevad kogu pilti selgelt, saavad töid kiiremini kombineerida ja teha marsruute ümber planeerida reaalajas ülevaatega, muutub välditavate tühikilomeetrite vähendamine ja tarbetu ümberpaigutamise vältimine kordades lihtsamaks.

See on üks valdkondadest, kus Planlogi kasutajatel on tugev konkurentsieelis. Planlogi võimendab logistikute tööd nutika marsruudi planeerimise, digitaalse töökäskude üleandmise ja reaalajas ühtse ülevaatega, lisades kaardi-põhise planeerimisliidese, mis muudab marsruudimuudatuste haldamise lihtsamaks. See tähendab vähem raisatud liikumist ja kiiremaid otsuseid, ajal mil iga kilomeetri tulumlikkus on veelgi olulisem.

Muuda lõpetatud töö kiiremini arveteks

Kui kütus on kallis, on rahavoo kiirus vedajatele veelgi olulisem. Kütusearve summa lahkub vedaja kontolt koheselt, kuid arved tehtud töö eest saab välja saata alles siis kui kõik vajalikud dokumendid käes. Tihtipeale tuleb selleks oodata pea nädal, kuni juhid paberitega ringilt naasevad.

Planlogi ülesehitus on loodud selle ahela kiirendamiseks: juhirakendus, digitaalsed kinnitused ja veoselehed, ning kohene arveldamine samas süsteemis. See aitab lühendada vahet lõpetatud töö ja arve välja saatmise vahel keskmiselt 9 korda, mis on vedajatele kriitiline, eriti kui kütusehinnad ettearvamatult tõusevad.

Mida saad juba sel nädalal teha

Kui kütusehinna kõikumine hakkab ettevõttele survet avaldama, ei ole selle nädala eesmärk kõike kategooriliselt ümber kujundada. Eesmärk on optimeerida kriitilised kohad, mis kaitsevad tulu kõige kiiremini ja efektiivsemalt.

Vaata üle oma 10 kõige kütusekulukamat liini.

Alusta tööst, mis läbib kõige rohkem kilomeetreid, kannab kõige suuremat tühisõidu riski või millel on kõige nõrgem hinnakaitse.

Tuvasta kliendid ilma kütusekohandamise klauslita.

Need on tavaliselt esimesed kohad, kus tulu hakkab libisema, ilma et keegi seda piisavalt kiiresti märkaks.

Lühenda pakkumise kehtivusaega.

Kui annad ikka veel pikki kehtivusaknaid lepinguvälisele tööle, pingulda/lühenda need kohe.

Eralda edaspidistes pakkumistes liinivedu kütusest.

Lõpeta kütuseriski koondamine ühte ebamäärasesse "kõik-hinnas" numbrisse.

Vaata üle tühikilomeetrid veoauto, liini või kliendi kaupa.

Keskendu välditavale raiskamisele, mitte ainult kogu liikumisele.

Kiirenda arveldamise töövoogu.

Mida kiiremini lõpetatud töö arveldatavaks muutub, seda kiirem on rahavoog ja lihtsam kütusehinna survet hajutada.

Valmista ette selge sõnum klientidele , mis selgitab sinu kütusehinna kohandamise loogikat.

Pea meeles, et see oleks läbi mõeldud ja valemipõhine, nii et järgmine hinnavestlus ei algaks nullist.

Ükski neist sammudest ei ole keeruline. Aga koos tehtuna annavad need vedajatele seda, mida nad ebakindlal kütuseturul kõige rohkem vajavad: rohkem kontrolli, kiiremat reaktsiooniaega ja vähem ebameeldivaid üllatusi.

Korduma kippuvad küsimused

Meil on 12 autot ja kütuselisatasu reeglid on igal kliendil erinevad – kuidas Planlogi seda haldab?

Planlogi laseb sul sisestada kliendipõhised hinnastamisreeglid otse süsteemi – konkreetse kliendi külge kinnitatuna. See tähendab, et ükskõik kas ühel kliendil on diislikütuse klausel, teisel tsoonipõhine lisatasu ja kolmandal igakuine ülevaatus, rakendab Planlogi neid reegleid automaatselt ja järjepidevalt. Sa ei pea enam mäletama, kellel on mis reegel, ega kartma, et keegi unustab lisatasu rakendada. Dispetšer, arveldamine ja tagakontor töötavad alati sama loogika järgi.

Meie kütuselisatasu hind muutub iga kuu – kas peame iga kord kõik käsitsi uuendama?

Ei. Planlogi's saad defineerida BAF-stiilis reegli, mis põhineb kokkulepitud baaskütusehindadel. Kui kütuse hind muutub, uuendad reegli ühes kohas ja tarkvara rakendab seda automaatselt kõikidele selle kliendi töödele. See välistab olukorra, kus üks unustatud uuendus muutub marginaalilekkeks iga kuu lõpus.

Kuidas saan aru, millised minu liinid on kütusehinna tõusuga muutunud kahjumlikuks?

Planlogi on kõik-ühes TMS, kus aruandlus on ehitatud otse operatiivsesse töövoogu. See tähendab, et saad vaadata liini, veoauto või kliendi kaupa, kus marginaal hakkab libisema – ilma eraldi tabelarvutusteta. Mida kiiremini näed, kus surve tuleb, seda kiiremini saad tegutseda, enne kui probleem kasvab. See on täpselt see, mida vedajad vajavad, kui kütusehinnad liiguvad kiiresti.

Meie dispetšerid planeerivad Excelis ja telefoni teel – kuidas Planlogi tühikilomeetreid vähendab?

Planlogi annab dispetšeritele reaalaja ühtse operatsiooniülevaate koos visuaalse planeerimisliidesega. Kui kogu operatsioon on ühes vaates nähtav, on palju lihtsam kombineerida töid, planeerida tagasiveoste ja vältida tarbetut ümberpaigutamist. Vedajad, kes on liikunud Excelist ja telefonist Planlogisse, märkavad kiiresti, kui palju välditavaid tühikilomeetreid varem lihtsalt nähtamatud olid.

Kui palju aega kulub Planlogi kasutuselevõtuks? Meil ei ole kuude kaupa aega süsteemi juurutada.

Planlogi on mõeldud täpselt selliste vedajate jaoks, kellel pole aega ega ressurssi kuudepikkuseks juurutuseks. Süsteem on seadistatav ja dispetšerid saavad tööle hakata alla ühe tunni. See on üks peamisi põhjusi, miks väikesed ja keskmise suurusega Eesti, Saksamaa ja Hollandi vedajad valivad Planlogit suurte ettevõtte-TMS-lahenduste asemel.

Meil on probleeme sellega, et lõpetatud veosed jäävad kinni enne arvele jõudmist – saate aidata?

Just seda Planlogi on loodud lahendama. Juhirakendus, digitaalne tarnetõend (POD) ja arveldamine on ühes töövoos – mitte eraldi süsteemides, mille vahel andmeid üle kanda. See aitab lühendada vahet lõpetatud töö ja kogutud raha vahel keskmiselt 9 korda. Kui kütus on kallis ja arved ootavad, on see vahe väga oluline.

Kas juhid peavad õppima keerulist rakendust? Meil on juhid, kes ei ole väga tehnoloogiasõbralikud.

Planlogi juhirakendus on disainitud lihtsuse eesmärgil – juhid saavad vastu võtta töid, kinnitada tarnetõendeid ja edastada infot ilma koolitusnädalateta. See on üks põhjusi, miks vedajad nagu Rain Transport on suutnud üle minna digitaalsele töövoolule kiiresti, ilma suure vastupanuta meeskonnast.

Kuidas Planlogi aitab, kui meil on palju erinevaid kliente, igaühel oma hinnastruktuur?

Planlogi hoiab kõik kliendipõhised hinnastamisreeglid ühes kohas – kütuselisatasud, tsoonipõhised hinnad, mahusoodustused. Kuna kõik on süsteemis, mitte inimeste peas või eraldi tabelites, väheneb risk, et mõni erand läheb kahe silma vahele. Vedajale, kellel on 10–30 aktiivset kliendikontot, on selline kontroll palju väärtuslikum, kui see rahulikul perioodil tunduda võib.

Kas Planlogi töötab koos Merit Aktiva raamatupidamistarkvaraga?

Jah. Planlogi on integreeritud Merit raamatupidamistarkvaraga. Unilog vähendas arvete koostamise aega 3 minutilt 20 sekundile just tänu sellele integratsioonile. See tähendab, et arveldamine toimub kiiremini ja vigadeta, ilma käsitsi andmete ülekandmiseta kahe süsteemi vahel.

Me pole kindlad, kas TMS-tarkvara on meie suurusele ettevõttele mõeldud – meil on ainult 8 autot.

Planlogi on ehitatud spetsiaalselt väikeste ja keskmise suurusega vedajate jaoks – sealhulgas ettevõtted 5–20 autoga. Erinevalt suuretest ettevõtte-TMS-lahendustest ei nõua Planlogi IT-osakonda, kuudepikkust juurutust ega suurt eelarvet. Vedajad nagu Ants Viljandi säästsid Planlogiga üle 10 tunni nädalas, asendades Exceli, paberkandjad ja telefonikõned ühe lihtsa töövooluga.

Kuidas saan aru, kas minu vedude hinnad on kütusehindade muutusega endiselt õiglased?

Planlogi aruandlus näitab sulle selgelt, millised liinid on kütuse hinnatõusuga haavatavaks muutunud, millised kliendid jäävad kulude tegelikkusest maha ja millised töötüübid vajavad ümberhindamist. Lisaks aitab Planlogi tuvastada mustreid – korduv tühisõit, viivitusrohked tööd, nõrgad tagasiveod – et saaksid tegutseda andmete, mitte ainult tunde põhjal.

Kas Planlogi vastab EL-i eCMR ja eFTI nõuetele?

Jah. Planlogi on ametlikult tunnustatud EL-i eFTI-nõuetele vastav eCMR-platvorm. See tähendab, et digitaalsed veokirjad, mida Planlogi kaudu väljastad, on juriidiliselt kehtivad üle EL-i piiri. Rahvusvaheliste vedajate jaoks, kes tegelevad EL-i liikmesriikidevahelise kaubaveoga, on see oluline nõuetele vastavuse ja digitaliseerimise seisukohalt.